BLOG

Facturarea clienților este o activitate administrativă necesară și, fără ea, compania nu ar câștiga niciun ban. Pentru mulți, însă, facturarea este mai degrabă o bătaie de cap.

Unii oameni amână facturarea până la termenul limită, deoarece este o activitate nepopulară pentru ei. Inutil să mai spunem că acest lucru are un efect negativ asupra fluxului de numerar. Conform cercetărilor existente, unele facturări vor fi chiar neglijate complet. Acest lucru poate fi comparat cu o situație în care un restaurant vă servește perfect toată seara, vă aduce mâncare excelentă, dar la final nu vă dă o chitanță și vă lasă să plecați fără să plătiți. Probabil că acest lucru se întâmplă rar într-un restaurant. Cu toate acestea, în companiile cu un număr mai mare de proiecte și de angajați, aceasta nu este o situație atât de absurdă. Deci, ce facem în această privință? Problemele pot fi evitate prin facturarea electronică, folosind un sistem care permite o facturare rapidă și ușoară, dotat cu procese automatizate de verificare și aprobare a facturilor.

Ținerea sub control a facturării în cadrul companiei este un aspect foarte important al afacerilor. Așadar, haideți să analizăm mai îndeaproapecele patru probleme principale asociate cu facturarea și soluțiile pe care Teamogy vi le poate oferi.

Problema nr. 1 – Facturare incorectă și costuri suplimentare

Unele companii folosesc foi de calcul Excel sau șabloane Word pentru facturare sau tipăresc documentele contabile pentru facturare pe hârtie duplicat pentru ca contabilul să emită o factură în sistemul contabil. Aceste companii au o rată mult mai mare de erori de facturare. Atât de multe informații trebuie pregătite și adunate pentru o factură, – adresele corecte și datele personale ale clientului, data scadentă conform contractului, articolele specifice facturate și prețul corect al acestora etc. Aceste informații nu sunt întotdeauna ușor de găsit, iar procesul nu funcționează întotdeauna fără probleme. În cazul în care clientul primește o factură incorectă, acest lucru scade reputația furnizorului și generează costuri suplimentare pentru reemiterea facturilor corecte. În cel mai rău caz, nu tot ceea ce ar fi trebuit sau ar fi putut fi facturat este facturat, ceea ce duce la o pierdere de venit pentru afacere.

Soluție – Puteți emite o factură în Teamogy în 3 clicuri

Datorită integrării automate a facturării cu Job-ul, puteți emite o factură cu doar 3 click-uri în Teamogy. Toate cerințele de bază cum ar fi informații despre companie, data scadenței, rata TVA, numărul necesar de facturi sau texte legale sunt adăugate automat în factură. Nu va mai trebui să pierdeți timp căutând și verificând fiecare articol de pe factură.

Puteți emite o factură pentru comandă foarte repede. Toate cerințele și articolele sunt adăugate automat pentru dvs., iar factura este imediat pregătită pentru a fi trimisă clientului.

Problema nr. 2 – Prezentare generală a facturării incorectă sau neactualizată

Cu un volum mai mare de muncă, puteți pierde foarte ușor controlul asupra facturilor primite și emise în cadrul companiei. Din această cauză, mai devreme sau mai târziu, nu veți ști răspunsurile la următoarele întrebări: Au fost plătite toate facturile scadente? Câte facturi sunt scadente și care sunt acestea? Tot ceea ce trebuia facturat a fost într-adevăr facturat?

Soluție – Țineți toate facturile sub control

Teamogy oferă funcții care vă permit să aveți o imagine de ansamblu asupra tuturor facturilor emise și primite și vă permite să aveți un control total asupra acestora. Acum ne vom concentra pe facturile clienților.

Primul și cel mai important pas este emiterea unei facturi. Nu uitați asta. Datorită unei imagini de ansamblu clare a tuturor proiectelor și lucrărilor, inclusiv a stării de facturare a acestora, este aproape imposibil în Teamogy să nu facturezi un proiect. Dacă se întâmplă să uitați să facturați un proiect, acesta este evidențiat în ecranul de prezentare generală a lucrărilor cu un număr roșu.

După ce factura este emisă, se poate seta procesul de aprobare pentru aceasta. Datorită procesului de aprobare, vă puteți asigura că toate facturile sunt corecte. Puteți vedea cu ușurință statutul actual al fiecărei facturi, cine trebuie să aprobe factura acum, cine a aprobat-o deja și care sunt următorii pași. De asemenea, cel care aprobă poate adăuga cu ușurință un comentariu, ceea ce este deosebit de util atunci când factura este returnată.

Procesul de aprobare garantează că factura nu părăsește compania fără aprobarea sau revizuirile necesare.

În Teamogy, veți avea, de asemenea, o imagine de ansamblu a tuturor facturilor neplătite. Pentru fiecare factură, puteți vedea cu ușurință dacă aceasta a fost deja plătită. Prin urmare, puteți filtra în mod convenabil toate facturile restante sau întârziate și apoi puteți rezolva aceste probleme.

Utilizați filtre pentru a găsi facturile care nu au fost plătite.

Problema # 3 – Facturarea pierde timp

Timpul este un activ cheie al oricărei companii. Prin urmare, este bine să îl dedicăm în primul rând activităților care aduc bani, care reprezintă activitatea principală a companiei și care sunt activități de care echipa se bucură. O problemă apare dacă facturarea este prea complexă. Aceasta începe cu căutarea tuturor informațiilor necesare pentru a emite o factură și se poate încheia adesea prin ocolirea fizică a unei persoane care trebuie să aprobe factura.

Soluție – Optimizați factura în funcție de specificațiile dvs. și emiteți-o direct din Job

Facturarea electronică este o modalitate ieftină, rapidă și ușoară de a crea și înregistra facturi pentru orice companie.

Teamogy vă oferă posibilitatea de a crea un formular personalizat și un conținut de bază pentru facturile dumneavoastră. Puteți insera un logo al companiei pe factură, puteți edita antetul, puteți adăuga text predefinit sau un tabel, sau orice altceva de care aveți nevoie. Facturile predefinite vă vor economisi o cantitate semnificativă de timp, iar orice persoană relevantă pentru echipă poate crea o factură standardizată cu toate informațiile esențiale, fără a vă lua mai mult timp decât este necesar.

După cum am menționat anterior, o modalitate excelentă de a accelera procesul de facturare este posibilitatea de a le emite direct din lucrări și proiecte. Factura va fi creată automat pe baza datelor din lucrare. Tot ce trebuie să faceți apoi este să faceți o verificare rapidă.

Facturile vor pleca de la compania dvs. într-un design grafic unificat.

Problema nr. 4 – Dificultatea de a găsi facturile

Facturile reprezintă o bază importantă pentru contabilitate, iar în multe țări, companiile sunt obligate să păstreze toate facturile pentru o perioadă de timp. Întreprinderile folosesc adesea arhivarea fizică sau utilizează un computer sau o unitate externă pentru a stoca datele.

Cu toate acestea, arhivarea fizică este dificil de stocat și de recuperat. Scanarea este o altă opțiune, dar nici aceasta nu este ideală, deoarece va dura mult timp pentru a fi finalizată. Dacă fișierele dvs. sunt digitale, ce se întâmplă dacă se strică calculatorul sau unitatea externă, puteți pierde toate datele dvs. valoroase. Ce faci acum?

Soluție – Utilizați soluția de cloud Teamogy

Puteți avea toate facturile dvs. disponibile oricând și de oriunde datorită soluției cloud Teamogy. Avantajul soluției cloud este stocarea și înregistrarea automată a tuturor facturilor în sistem. Toate facturile clienților și furnizorilor dvs. vor fi în ordine, iar dvs. puteți găsi o factură de anul trecut sau de la un anumit client în doar câteva secunde.

Toate datele sunt pregătite pentru exportul imediat de date pentru contabilitate sau în alte scopuri.

Puteți utiliza mai multe filtre simultan pentru o căutare mai detaliată.

Cu Teamogy, veți avea un control complet asupra facturării întregii companii. Astăzi, facturarea electronică este o soluție foarte eficientă și, de asemenea, foarte sigură, care vă va ajuta la locul de muncă. Cu toate acestea, TTeamogy poate oferi fiecărei companii mult mai mult. Este un sistem complet care oferă o legătură între finanțe și locurile de muncă, precum și între echipă și comunicarea acesteia.

Înregistrați-vă acum și vom fi bucuroși să vă permitem să explorați gratuit sistemul.

Te-ar putea interesa și