BLOG

Munca la distanță – se aplică în cazul companiei dumneavoastră?

Munca la distanță – o tendință în creștere în prezent. Se aplică la compania dumneavoastră? Și dacă nu, nu este păcat?

S-au schimbat multe în ultimii doi ani. Oamenii au învățat să lucreze în moduri noi. Există mai puține întâlniri față în față și workshop-uri. Oamenii sunt obișnuiți, deși unii sunt foarte reticenți în a-și vedea colegii în principal pe monitor.

În timpul multor întâlniri – mai ales online – aud că această sau acea echipă nu s-a întors încă la birou din primăvara anului 2020, că sunt încă “sută la sută home office”. Aud, de asemenea, că cineva este pe deplin mulțumit și că, dimpotrivă, cineva se gândește să își schimbe locul de muncă.

În propria noastră echipă, simțim că, atunci când ne întâlnim live, energia este mai mare și ideile par să vină mai repede și poate chiar un pic mai bine. Cu toate acestea, astăzi este necesar să știm să ne descurcăm cu ambele – să putem lucra atât live, cât și de la distanță.

La fel cum munca în persoană poate fi plăcută, eficientă sau ineficientă, munca la distanță este similară. Are avantajele și dezavantajele sale față de munca în direct de la birou.

Lucrul de la distanță nu rezolvă doar problema de a nu putea lucra cu toții împreună de la birou (indiferent de motiv). Munca la distanță aduce, de asemenea, noi posibilități și oportunități.

Munca la distanță aduce într-adevăr mai multe oportunități?

Imaginați-vă că nu mai sunteți limitat în alegerea colegilor în funcție de proximitatea lor față de birou. Ca să fim sinceri, dacă cineva trebuie să petreacă mai mult de o oră în fiecare zi pentru a face naveta la locul de muncă în fiecare sens, probabil că nu îi place foarte mult. Disponibilitatea orară a locului de muncă joacă, de asemenea, un rol în decizia unde va lucra un angajat. Cu toate acestea, este posibil ca acest lucru să nu fie o problemă dacă un angajat poate lucra de la distanță în anumite zile – sau în fiecare zi. În acest caz, căutarea noastră pentru noi membrii ai echipei se poate extinde și mai mult, către alte orașe sau chiar alte state.

Ca exemplu de extindere a echipei cu persoane noi care nu se află în imediata apropiere a biroului, pot cita direct cuvintele lui Vlado Hrivňák, arhitectul-șef al companiei No-A Architects: “Ne-am dat seama că putem recruta cu ușurință colegi care lucrează în afara echipei, care fac parte cu drepturi depline din echipă. Mai exact, mă refer la cooperarea zilnică cu colegii din alte orașe.” Puteți citi întregul interviu cu Vlad aici.

Deci, ca să rezumăm, datorită capacității de a oferi oamenilor o modalitate de a lucra eficient de la distanță (cel puțin până la un anumit procent), puteți atât să vă creșteți atractivitatea ca angajator, cât și să extindeți efectiv numărul de persoane dintre care puteți alege.

Cu toate acestea, lucrul de la distanță nu oferă oamenilor doar un anumit procent de timp de lucru la domiciliu. Așa cum ne place să spunem în echipa Teamogy, este o oportunitate de a fi IN, chiar dacă ești OUTȘi nici măcar nu trebuie să fie acasă. Imaginați-vă un manager de proiect care așteaptă între două întâlniri, deși are aproximativ 1-2 ore libere în calendar. Are sens să se întoarcă la birou sau acasă? Sau este mai bine să rămână mai mult timp cu unul dintre clienți la recepție sau să meargă la o cafenea care se află pe drumul dintre cele două întâlniri? Este posibil să se lucreze acolo în liniște, fără a pierde timpul cauzat de deplasări inutile. Pentru ca acest lucru să funcționeze, însă, este o condiție prealabilă ca toate informațiile necesare să fie accesibile de oriunde.

Un model interesant este, de asemenea, lucrul direct cu clientul. În anumite etape ale proiectelor, uneori are sens să “stai” mai mult cu clientul decât cu echipa de implementare a propriei companii. În acest caz, se poate considera, de asemenea, muncă la distanță și poate fi foarte eficientă dacă aveți toate informațiile, materialele, documentele și colegii pe chat… ca și cum ați fi într-un birou comun. Efectul unei astfel de cooperări strânse cu clientul probabil că nu trebuie explicat. În cele din urmă, soluția propusă va corespunde exact nevoilor și ideilor clientului, deoarece ați avut ocazia de a le ajusta în permanență în funcție de feedback-ul acestuia sau de a implica direct clientul în co-creație. et_pb_text: content

Cum să menții o echipă motivată care folosește munca la distanță?

​​Premisa de bază este că persoanele din echipă nu duc lipsă de informații pentru munca lor și, în plus, informațiile sunt disponibile rapid. În mod ideal, toate acestea ar trebui să fie posibile fără a fi nevoie să ceară informații altor colegi. Din păcate, acest lucru nu este adesea posibil la birou, cu atât mai puțin la distanță, dar astăzi există deja soluții. Trebuie să spun imediat că una dintre ele este Teamogy. Oferă un raport foarte bine echilibrat de opțiuni pentru utilizatori și, în același timp, reduce la minimum timpul necesar pentru a produce lucrări gestionate profesional.

Deși oamenii vor avea toate informațiile ușor accesibile, este firesc să creeze unele lucruri împreună și să se consulte, nu doar să împărtășească informații prin chat sau e-mail. Vorbind din experiența propriei noastre companii, s-a dovedit că multe companii consideră că este benefic să să se întâlnească online în cadrul unor scurte întâlniri de coordonare (numite stand-up), precum și în cadrul unor întâlniri săptămânale sau lunare. Întâlnirea lunară sau chiar săptămânală poate fi deja live, în funcție de cum se potrivește cel mai bine echipei. În acest caz, nu este vorba de întâlniri privind soluționarea unor proiecte specifice, ci, mai ales, de întâlniri de coordonare și motivare. Majoritatea oamenilor sunt mai motivați atunci când știu care este scopul muncii lor, de ce li s-a încredințat sarcina și care este obiectivul lor. În plus, este motivant să știi că nu lucrezi singur la obiective și că sarcinile și rolurile sunt bine împărțite.

De ce sunt importante stand-up-urile, mai ales atunci când se lucrează de la distanță?
Majoritatea șefilor se tem că oamenii nu sunt la fel de eficienți atunci când lucrează de la distanță. Teama este adesea justificată. Dacă aveți în echipă pe cineva care nu este foarte activ în cadrul companiei și nu cooperează bine cu colegii, acesta ar trebui să folosească rar acest tip de muncă. Cu toate acestea, cred că există foarte puține astfel de tipuri în echipele de câteva zeci de persoane. Pe de altă parte, chiar și un membru loial al echipei are nevoie de sprijinul echipei. Dacă în fiecare zi vorbește cu ceilalți despre ceea ce va lucra și ceea ce va realiza astăzi, atunci el simte o obligația morală față de ceilalți de a face acest lucru. El are mai multă motivație și așteaptă același lucru de la ceilalți. În plus, stand-up-urile mai au un avantaj. Oamenii se pot coordona bine unii cu alții la începutul zilei. De exemplu, dacă unul dintre ei nu poate începe fără munca anterioară a celuilalt, ei știu acest lucru din timp și pot rezolva situația într-un mod bine coordonat.

Și la ce servesc întâlnirile săptămânale (online)?
Le oferă oamenilor din echipă mai mult context. Ei vor afla ce activități și proiecte au fost finalizate, care sunt în curs de desfășurare sau care sunt la început. Este posibil să se familiarizeze echipa cu rezultatele și principalele lecții (învățăminte cheie) din proiectele implementate.

Cum să faci o întâlnire lunară pe care oamenii să o aștepte cu nerăbdare?
Informațiile prioritare funcționează bine. Un exemplu clasic este acela că oamenilor le place să afle despre campaniile corporative, despre noile broșuri promoționale sau despre noii clienți înainte de a-i vedea într-o campanie media, pe site-ul web al companiei sau ca noi referințe. Alte idei interesante sunt prezentările care raportează rezultatele unui sondaj al companiei, prezentarea celor mai profitabili clienți sau împărtășirea unor sfaturi practice.

Doriți să aveți un sistem care să vă ofere tot ce aveți nevoie pentru munca la distanță?

Puteți, de asemenea, să partajați informații cu colegii în videoconferințe sau chat, care fac parte direct din sistemul Teamogy. Puteți face ca chat-ul să fie legat direct de sarcina sau proiectul dat.

Aflați imediat despre sarcinile curente care vă privesc
Vă veți primi imediat notificări care vă anunță că aveți o sarcină nouă sau că cineva a finalizat sarcina pe care i-ați atribuit-o. Dacă doriți să dispuneți de procese de aprobare în cadrul companiei (de exemplu, proiecte cu buget depășit, comenzi sau facturi), veți fi, de asemenea, notificat atunci când documentul este aprobat.

Puteți afla cu ușurință la ce aveți de lucru în ziua respectivă sau la ce lucrează echipa dvs. în orice moment.
Fiecare are o imagine de ansamblu a tuturor sarcinilor sale. Acesta poate utiliza diverse filtre pentru a alege sarcinile pe care dorește să le monitorizeze. Azi? Sau sarcinile care îl așteaptă în această săptămână? Sau vrea să vadă ce sarcini are programate pe client? Toate acestea sunt posibile și este foarte ușor. Bineînțeles, dacă cineva este responsabil pentru o anumită echipă, poate lucra cu sarcinile întregii sale echipe.

Puteți factura de oriunde … și corect
Nu este nevoie să strângeți o mulțime de hârtii înainte de a factura, să sunați colegii pentru a afla cât au comandat în cele din urmă sau dacă au achiziționat deja anumite servicii legate de proiectul pe care doriți să îl facturați. În Teamogy, veți găsi în mod clar și într-un singur loc toate comenzile către terți, facturile deja primite și costurile interne sub forma orelor petrecute de echipa de implementare și coordonare. În plus, totul se bazează pe bugetul sau comanda aprobată, pe care o veți găsi în același loc. Puteți factura întotdeauna corect și la timp.

Raport de profitabilitate fără să cereți
O serie de rapoarte financiare sunt disponibile în sistemul Teamogy pentru membrii echipei selectate, de la profitabilitatea generală a companiei până la profitabilitatea și statutul clienților, proiectelor sau echipelor individuale. Cifrele și informațiile corecte și relevante pot fi văzute fără a cere altora. Trebuie doar să setați filtrele corespunzătoare.

Și nu în ultimul rând, aveți contacte clare pentru toți colegii, clienții, furnizorii …
Datorită agendei partajate, veți găsi un contact în câteva secunde, chiar și pe cei cu care nu colaborați frecvent. Acest lucru poate fi util, de exemplu, în cazul în care înlocuiți un coleg aflat în vacanță. O agendă bună include și alte informații utile, cum ar fi adresa exactă, informațiile de facturare, numărul de cont și multe altele.

Vrei să știi cum poți asigura o muncă la distanță de calitate pentru echipa ta?

Te-ar putea interesa și