Do It Smart – Păstrați documente inteligente în compania dvs.
Oamenii creează zilnic multe documente diferite în cadrul unei companii. În același timp, ei primesc o mulțime de documente. De exemplu, rapoarte de ședință, bugete, facturi, comenzi de la client și furnizor sau contracte.
Lucrul cu un număr mare de documente fără un sistem central este solicitant din punct de vedere administrativ, consumator de timp și problematic.
Cele mai frecvente 5 probleme atunci când lucrați cu documente:
1. Pierderea documentelor importante
Este neprofesional și foarte neplăcut să trebuiască să trebuiască să îi spui din nou clientului despre comandă sau despre o copie a contractului.
2. Pierderea de timp în căutarea documentelor
Câte alte lucruri mai productive s-ar putea face în loc de a efectua o căutare plictisitoare de documente? Și găsirea documentului unui coleg care a plecat în vacanță? Aproape imposibil.
3. Să lași documente cu stiluri vizuale diferite să părăsească compania
Fiecare document ar putea arăta diferit, în funcție de cine l-a creat. Din nefericire, acest lucru nu pare profesionist sau demn de încredere pentru clienți.
4. Trimiterea de documente necontrolate
Trimiterea de documente fără o aprobare sau un control adecvat sau la momentul potrivit poate cauza multe probleme. De exemplu, o ofertă trimisă unui client cu întârziere sau fără aprobare internă prealabilă ar putea să vă coste afacerea atât timp, cât și bani.
5. Să faci greșeli în bugete pentru că acestea sunt încă făcute în Excel
A face o greșeală este uman. Cu toate acestea, atât de mulți bani pot fi pierduți din cauza unui lucru atât de simplu precum o formulă greșită în Excel.
Situațiile menționate mai sus costă timp și adaugă stres pentru persoanele din echipa dvs. și, în cele din urmă, bani.
Documentele inteligente din Teamogy sunt o soluție convenabilă și inteligentă.
Prin ce se deosebesc documentele inteligente de cele obișnuite? Iată care sunt cele 8 beneficii cheie ale documentelor inteligente.
1. AVEȚI TOATE DOCUMENTELE SUB CONTROL ȘI ÎNTR-UN SINGUR LOC
Diferite tipuri de documente (rapoarte de ședință, prezentări, bugete) de la diferiți autori pentru diferite companii pot fi plasate într-o singură locație centrală. De asemenea, puteți adăuga cu ușurință un atașament sau un link la documentul Google sau un fișier din stocarea externă. În plus, aveți acces la documente oricând și de oriunde.
2. ESTE UȘOR SĂ GĂSIȚI UN DOCUMENT
Un alt avantaj al documentelor inteligente este faptul că le puteți găsi foarte ușor și rapid! În doar câteva secunde! Într-adevăr! Puteți să organizați și să căutați cu ușurință documente utilizând diverse filtre, etichete și categorii. Chiar și după mai mulți ani de utilizare a sistemului, veți putea găsi foarte repede documentul exact de care aveți nevoie.
3. ESTE UȘOR SĂ CREAȚI UN DOCUMENT
Puteți crea cu ușurință orice document pornind de la un șablon sau puteți duplica un document existent. Template-urile pot conține, de asemenea, anumite texte standardizate (de exemplu, condiții privind comenzile sau bugetele). Astfel, puteți fi siguri că documentul conține tot ceea ce este necesar pentru a proteja interesele companiei. De asemenea, nu există niciun pericol ca oamenii din echipă să uite să transmită aceste informații sau pur și simplu să le scrie într-un document. Bineînțeles, puteți edita totul în același mod în care v-ați obișnuit din alte editoare de text obișnuite.
4. AVEȚI O CONEXIUNE DE DATE EFICIENTĂ ÎNTRE DOCUMENTE ȘI ALTE PĂRȚI ALE SISTEMULUI
O altă caracteristică excelentă a Teamogy este că datele din documentele dvs. sunt integrate cu alte părți ale sistemului. Ce înseamnă mai exact acest lucru?
Acest lucru se referă în primul rând la documentele care conțin informații financiare. De exemplu, informațiile dintr-un buget aprobat sunt transferate automat în postul de lucru relevant. Odată finalizate și facturate, situația financiară și rezultatele Jobului sunt transferate automat și sunt disponibile în toate Rapoartele financiare.
Nu trebuie să pierdeți timp cu rescrierea datelor în mai multe locații și puteți evita eventualele greșeli. Teamogy se va ocupa de tot pentru dvs. fără cusur.
5. TOATE DOCUMENTELE RESPECTĂ ÎN PERMANENȚĂ STANDARDE UNIFORME DE IDENTITATE VIZUALĂ
Ați primit vreodată un document de la o companie, dar cu siguranță nu semăna cu alte documente pe care le-ați mai primit de la aceasta? Fiecare document avea un stil diferit. Acest lucru nu arată deloc profesionist.
În Teamogy, puteți configura cu ușurință o versiune de tipărire corporativă sau un șablon al documentului în funcție de nevoile dumneavoastră. Aceasta este apoi utilizată automat de întreaga echipă.
6. CONTROLUL ȘI APROBAREA DOCUMENTELOR POT FI CONFIGURATE ÎN MOD CONVENABIL
O caracteristică importantă a Smart Documents este posibilitatea de a seta procesele de aprobare în funcție de nevoile individuale ale fiecărei companii. Acest lucru asigură faptul că numai documentele verificate și corecte părăsesc compania.
De exemplu, un buget al clientului sau o comandă care depășește o anumită sumă trebuie să fie aprobată de către supervizorul autorului documentului Persoana căreia i-a fost transmis documentul pentru aprobare sau revizuire este imediat notificată datorită unei notificări din sistem și poate procesa rapid documentul. Acest lucru minimizează semnificativ riscul ca documentele cu erori sau omisiuni să părăsească compania.
7. DREPTURILE DE ACCES LA DOCUMENTE POT FI STABILITE ÎN FUNCȚIE DE NEVOILE COMPANIEI
În fiecare companie, există documente care sunt destinate doar unor persoane selectate din echipă. Puteți seta cu ușurință drepturile de acces cu ajutorul documentelor inteligente. Fiecare tip de document poate avea un grup predefinit de persoane care îl pot crea, vizualiza sau edita. În plus, puteți seta drepturile de acces pentru fiecare document în parte.
8. DOCUMENTELE SUNT STOCATE ÎN SIGURANȚĂ ÎNTR-UN SISTEM CARE ESTE LOCALIZAT ÎN LIMBA DORITĂ DE UTILIZATOR
Teamogy este tradus integral în peste 30 de limbi și poate fi tradus cu ușurință în altele.
Teamogy a pregătit, de asemenea, setările financiare locale, de la ratele de TVA și valute până la alte setări locale necesare. Toate acestea sunt disponibile în peste 50 de țări.
Dacă se întâmplă să aveți nevoie de asistență sau de îndrumare, puteți contacta echipa noastră de asistență prin chat online, care vă va răspunde prompt la întrebare și vă va sfătui corespunzător.
Toate înregistrările sunt, de asemenea, stocate în siguranță și fac obiectul unor copii de rezervă periodice. Securitatea datelor dvs. este o prioritate absolută pentru noi.
Documentele dumneavoastră sunt haotice și dezorganizate? Acest lucru poate fi cu ușurință un lucru al trecutului. Dacă vă tentează ca documentele companiei să fie gestionate în mod profesionist, confortabil și clar, încercați Smart Documents în Teamogy. Veți vedea că întreaga echipă va aprecia acest lucru, de la noii angajați până la colegii cu experiență.
Tot ce trebuie să faceți este să ne scrieți despre interesul dumneavoastră la welcome@teamogy.com sau să vă înregistrați și să încercați Teamogy gratuit.
NAĎA ŠOLCOVÁ
Naďa este membru al echipei de conducere AD-IN-ONE Europe. Este specializată în coaching și comunicare în marketing. Este coach certificat al ICF și ČAKO și deținătoare a premiului Direct Marketer of the Year acordat de ADMEZ Association. Lucrează în marketing de peste două zeci și cinci de ani și în coaching de șapte ani. În timpul liber, îi place să meargă cu barca și este fan activ al gimnasticii moderne, pe care a și practicat-o în tinerețe.
Te-ar putea interesa și
Lucrăm cu Teamogy ca o echipă bine coordonată, chiar dacă suntem doar jumătate dintre noi în birou.
Arhitecții de la No-A au precizia în ADN-ul lor. Ei acordă atenție calității, aleg cu grijă materialele și sunt atenți la detalii, așa că nu este surprinzător că au căutat o soluție profesională pentru gestionarea internă a companiei, care să aprecieze aceleași calități ca și ei.
O mai bună imagine de ansamblu a finanțelor companiei
Noua versiune Teamogy 3.10 vă va oferi dumneavoastră și echipei dumneavoastră un control financiar și mai mare prin procesarea extraselor bancare. În plus, Teamogy va simplifica crearea de bugete pentru clienți cu elemente predefinite din lista de prețuri și multe alte îmbunătățiri.
Teamogy ne ușurează viața
Echipa de arhitecți, planificatori și designeri de interior de la Premiers interiors creează interioare cu dragoste de 5 ani și a realizat deja peste 100 de proiecte. Am stat de vorbă cu Patrick Cirbus, COO al Premier Interiors, despre proiecte, despre colaborarea cu clienții și, de asemenea, despre ceea ce Teamogy a adus companiei în fiecare zi.
Interioare cu dragoste …și cu privire de ansamblu..
Echipa de arhitecți, planificatori și designeri de interior de la Premiers interiors creează interioare cu dragoste de 5 ani și a realizat deja peste 100 de proiecte. Am stat de vorbă cu Patrick Cirbus, COO al Premier Interiors, despre proiecte, despre colaborarea cu clienții și, de asemenea, despre ceea ce Teamogy a adus companiei în fiecare zi.
Nu irosi bani inutil
Există mai multe moduri comune în care o companie pierde inutil bani. Mai jos sunt câteva dintre cele mai frecvente greșeli pe care le fac întreprinderile care le costă profit. Vestea bună este că, cu Teamogy, puteți să nu mai pierdeți bani inutil.
FleishmanHillard: O companie în creștere nu poate fi gestionată eficient cu foi Excel
La sfârșitul anului 2020, înainte de Crăciun, am avut ocazia să discutăm cu Radek Maršík, partener și director executiv al FleishmanHillard Cehia, și cu Veronika Hlobilová, manager financiar al agenției.
Cum vă poate ajuta Teamogy să vindeți mai bine catre clienți ?
S-a întâmplat tuturor – trimiteți o estimare către un client și vă dați seama că, clientului nu îi este de acord cu prețul propus. Clienții isi exprimă aceasta nemultumire în diferite moduri. Aceste metode variază de la cuvinte simple și mai dure, cum ar fi „Ei bine, trebuie să fii nebun” sau o versiune mai diplomată …
Haosul datelor se strecoară în companii
În loc să se concentreze asupra a ceea ce le place și să-și atingă scopurile, toti sunt suprasolicitați. Aceștia ajung să lucreze la o taskuri duplicate, pierzând timpul căutând documentele sau informațiile necesare. Se luptă cu haosul datelor.
Timesheet-ul este în regulă, aduce plus de valoare
Timesheet-ul sau completarea lui nu este tocmai cea mai populară activitate în rândul angajatilor din agenții. Este inteles mai bine de catre managementul de vârf al agențiilor, dar înainte de a mă concentra pe o apărare teoretică a motivului pentru care ar trebui să ne dorim timesheet-ul, voi menționa două exemple din experiența mea în agenție. Timesheet-ul completat corect este prietenul vostru in afaceri.
Nu rata articole interesante și sfaturi
Dacă vrei să fi printre primii, te rugăm să introduci adresa ta de e-mail. Vom încerca să îți trimitem mereu conținut de calitate și interesant pentru tine.