Do It Smart – Păstrați documente inteligente în compania dvs.
Oamenii creează zilnic multe documente diferite în cadrul unei companii. În același timp, ei primesc o mulțime de documente. De exemplu, rapoarte de ședință, bugete, facturi, comenzi de la client și furnizor sau contracte.
Lucrul cu un număr mare de documente fără un sistem central este solicitant din punct de vedere administrativ, consumator de timp și problematic.
Cele mai frecvente 5 probleme atunci când lucrați cu documente:
1. Pierderea documentelor importante
Este neprofesional și foarte neplăcut să trebuiască să trebuiască să îi spui din nou clientului despre comandă sau despre o copie a contractului.
2. Pierderea de timp în căutarea documentelor
Câte alte lucruri mai productive s-ar putea face în loc de a efectua o căutare plictisitoare de documente? Și găsirea documentului unui coleg care a plecat în vacanță? Aproape imposibil.
3. Să lași documente cu stiluri vizuale diferite să părăsească compania
Fiecare document ar putea arăta diferit, în funcție de cine l-a creat. Din nefericire, acest lucru nu pare profesionist sau demn de încredere pentru clienți.
4. Trimiterea de documente necontrolate
Trimiterea de documente fără o aprobare sau un control adecvat sau la momentul potrivit poate cauza multe probleme. De exemplu, o ofertă trimisă unui client cu întârziere sau fără aprobare internă prealabilă ar putea să vă coste afacerea atât timp, cât și bani.
5. Să faci greșeli în bugete pentru că acestea sunt încă făcute în Excel
A face o greșeală este uman. Cu toate acestea, atât de mulți bani pot fi pierduți din cauza unui lucru atât de simplu precum o formulă greșită în Excel.
Situațiile menționate mai sus costă timp și adaugă stres pentru persoanele din echipa dvs. și, în cele din urmă, bani.
Documentele inteligente din Teamogy sunt o soluție convenabilă și inteligentă.
Prin ce se deosebesc documentele inteligente de cele obișnuite? Iată care sunt cele 8 beneficii cheie ale documentelor inteligente.
1. AVEȚI TOATE DOCUMENTELE SUB CONTROL ȘI ÎNTR-UN SINGUR LOC
Diferite tipuri de documente (rapoarte de ședință, prezentări, bugete) de la diferiți autori pentru diferite companii pot fi plasate într-o singură locație centrală. De asemenea, puteți adăuga cu ușurință un atașament sau un link la documentul Google sau un fișier din stocarea externă. În plus, aveți acces la documente oricând și de oriunde.
2. ESTE UȘOR SĂ GĂSIȚI UN DOCUMENT
Un alt avantaj al documentelor inteligente este faptul că le puteți găsi foarte ușor și rapid! În doar câteva secunde! Într-adevăr! Puteți să organizați și să căutați cu ușurință documente utilizând diverse filtre, etichete și categorii. Chiar și după mai mulți ani de utilizare a sistemului, veți putea găsi foarte repede documentul exact de care aveți nevoie.
3. ESTE UȘOR SĂ CREAȚI UN DOCUMENT
Puteți crea cu ușurință orice document pornind de la un șablon sau puteți duplica un document existent. Template-urile pot conține, de asemenea, anumite texte standardizate (de exemplu, condiții privind comenzile sau bugetele). Astfel, puteți fi siguri că documentul conține tot ceea ce este necesar pentru a proteja interesele companiei. De asemenea, nu există niciun pericol ca oamenii din echipă să uite să transmită aceste informații sau pur și simplu să le scrie într-un document. Bineînțeles, puteți edita totul în același mod în care v-ați obișnuit din alte editoare de text obișnuite.
4. AVEȚI O CONEXIUNE DE DATE EFICIENTĂ ÎNTRE DOCUMENTE ȘI ALTE PĂRȚI ALE SISTEMULUI
O altă caracteristică excelentă a Teamogy este că datele din documentele dvs. sunt integrate cu alte părți ale sistemului. Ce înseamnă mai exact acest lucru?
Acest lucru se referă în primul rând la documentele care conțin informații financiare. De exemplu, informațiile dintr-un buget aprobat sunt transferate automat în postul de lucru relevant. Odată finalizate și facturate, situația financiară și rezultatele Jobului sunt transferate automat și sunt disponibile în toate Rapoartele financiare.
Nu trebuie să pierdeți timp cu rescrierea datelor în mai multe locații și puteți evita eventualele greșeli. Teamogy se va ocupa de tot pentru dvs. fără cusur.
5. TOATE DOCUMENTELE RESPECTĂ ÎN PERMANENȚĂ STANDARDE UNIFORME DE IDENTITATE VIZUALĂ
Ați primit vreodată un document de la o companie, dar cu siguranță nu semăna cu alte documente pe care le-ați mai primit de la aceasta? Fiecare document avea un stil diferit. Acest lucru nu arată deloc profesionist.
În Teamogy, puteți configura cu ușurință o versiune de tipărire corporativă sau un șablon al documentului în funcție de nevoile dumneavoastră. Aceasta este apoi utilizată automat de întreaga echipă.
6. CONTROLUL ȘI APROBAREA DOCUMENTELOR POT FI CONFIGURATE ÎN MOD CONVENABIL
O caracteristică importantă a Smart Documents este posibilitatea de a seta procesele de aprobare în funcție de nevoile individuale ale fiecărei companii. Acest lucru asigură faptul că numai documentele verificate și corecte părăsesc compania.
De exemplu, un buget al clientului sau o comandă care depășește o anumită sumă trebuie să fie aprobată de către supervizorul autorului documentului Persoana căreia i-a fost transmis documentul pentru aprobare sau revizuire este imediat notificată datorită unei notificări din sistem și poate procesa rapid documentul. Acest lucru minimizează semnificativ riscul ca documentele cu erori sau omisiuni să părăsească compania.
7. DREPTURILE DE ACCES LA DOCUMENTE POT FI STABILITE ÎN FUNCȚIE DE NEVOILE COMPANIEI
În fiecare companie, există documente care sunt destinate doar unor persoane selectate din echipă. Puteți seta cu ușurință drepturile de acces cu ajutorul documentelor inteligente. Fiecare tip de document poate avea un grup predefinit de persoane care îl pot crea, vizualiza sau edita. În plus, puteți seta drepturile de acces pentru fiecare document în parte.
8. DOCUMENTELE SUNT STOCATE ÎN SIGURANȚĂ ÎNTR-UN SISTEM CARE ESTE LOCALIZAT ÎN LIMBA DORITĂ DE UTILIZATOR
Teamogy este tradus integral în peste 30 de limbi și poate fi tradus cu ușurință în altele.
Teamogy a pregătit, de asemenea, setările financiare locale, de la ratele de TVA și valute până la alte setări locale necesare. Toate acestea sunt disponibile în peste 50 de țări.
Dacă se întâmplă să aveți nevoie de asistență sau de îndrumare, puteți contacta echipa noastră de asistență prin chat online, care vă va răspunde prompt la întrebare și vă va sfătui corespunzător.
Toate înregistrările sunt, de asemenea, stocate în siguranță și fac obiectul unor copii de rezervă periodice. Securitatea datelor dvs. este o prioritate absolută pentru noi.
Documentele dumneavoastră sunt haotice și dezorganizate? Acest lucru poate fi cu ușurință un lucru al trecutului. Dacă vă tentează ca documentele companiei să fie gestionate în mod profesionist, confortabil și clar, încercați Smart Documents în Teamogy. Veți vedea că întreaga echipă va aprecia acest lucru, de la noii angajați până la colegii cu experiență.
Tot ce trebuie să faceți este să ne scrieți despre interesul dumneavoastră la welcome@teamogy.com sau să vă înregistrați și să încercați Teamogy gratuit.
NAĎA ŠOLCOVÁ
Naďa este membru al echipei de conducere AD-IN-ONE Europe. Este specializată în coaching și comunicare în marketing. Este coach certificat al ICF și ČAKO și deținătoare a premiului Direct Marketer of the Year acordat de ADMEZ Association. Lucrează în marketing de peste două zeci și cinci de ani și în coaching de șapte ani. În timpul liber, îi place să meargă cu barca și este fan activ al gimnasticii moderne, pe care a și practicat-o în tinerețe.
Te-ar putea interesa și
Vrei mai mult timp, energie și bani?
Timesheet-ul sau completarea lui nu este tocmai cea mai populară activitate în rândul angajatilor din agenții. Este inteles mai bine de catre managementul de vârf al agențiilor, dar înainte de a mă concentra pe o apărare teoretică a motivului pentru care ar trebui să ne dorim timesheet-ul, voi menționa două exemple din experiența mea în agenție. Timesheet-ul completat corect este prietenul vostru in afaceri.
Fiți “IN” în timp ce sunteți “OUT OF OFFICE”
Din fericire, pandemia este în declin, datorită eforturilor masive de vaccinare din multe țări. Acest lucru le permite, de asemenea, angajaților să se întoarcă la birouri. Cu toate acestea, pandemia a schimbat viziunea asupra condițiilor de muncă, care implică lucrul de la ori de câte ori este posibil.
Localizarea sofisticată a Teamogy
Teamogy devine un instrument esențial de zi cu zi în companiile din întreaga lume. De ce are succes în obținerea de clienți în multe țări? Și cum arată mai exact adaptarea unui sistem la o anumită piață?
Țineți facturarea sub control
Timesheet-ul sau completarea lui nu este tocmai cea mai populară activitate în rândul angajatilor din agenții. Este inteles mai bine de catre managementul de vârf al agențiilor, dar înainte de a mă concentra pe o apărare teoretică a motivului pentru care ar trebui să ne dorim timesheet-ul, voi menționa două exemple din experiența mea în agenție. Timesheet-ul completat corect este prietenul vostru in afaceri.
Întreaga companie la doar câteva click-uri distanță
Oamenii creează zilnic numeroase documente diferite în cadrul unei companii. În același timp, aceștia primesc o mulțime de documente.
Munca la distanță – se aplică în cazul companiei dumneavoastră?
Munca la distanță – o tendință în creștere în prezent. Se aplică la compania dumneavoastră? Și dacă nu, nu este păcat?
Acum am “vizualizarea elicopter” a Dynamo cu o vedere detaliată
Primul client al sistemului Teamogy este Dynamo Design. Am discutat cu proprietarul și directorul, Michal Richtr, despre cum privește decizia sa de a utiliza sistemul Teamogy de-a lungul timpului și ce schimbări a adus Teamogy în compania sa sau direct lui personal.
“Acum ne estimăm lucrările mult mai realist”, spun arhitecții de la APATÉ STUDIO.
Suntem onorați că Irinel Ionescu, fondatorul Agenției de Branding AMPRO, și-a facut timp să discute cu noi. AMPRO a câștigat 62 de premii internaționale în categoria Design de ambalaje în ultimii ani.
M&C Saatchi Chilanga folosește Teamogy
Suntem onorați că Irinel Ionescu, fondatorul Agenției de Branding AMPRO, și-a facut timp să discute cu noi. AMPRO a câștigat 62 de premii internaționale în categoria Design de ambalaje în ultimii ani.
Nu rata articole interesante și sfaturi
Dacă vrei să fi printre primii, te rugăm să introduci adresa ta de e-mail. Vom încerca să îți trimitem mereu conținut de calitate și interesant pentru tine.