BLOG

Timesheety i tworzenie ich, zdecydowanie nie jest najpopularniejszym zajęciem pracowników agencji. Wygląda to całkiem nieźle w najlepiej zarządzanych agencjach, ale zanim skupię się na przekonywaniu dlaczego poinniśmy lubić timesheety, podam dwa przykłady z mojego agencyjnego doświadczenia. Poprawnie wypełnione timesheety, są twoją wartością dodaną. Ale najpierw rzućmy okiem na dwa praktyczne przykłady.

Pierwszy przykład – “Barter”

Zarząd centrum handlowego, które współpracowało z nami od jakiegoś czasu, spróbował skłonić nas do ustalenia stałej opłaty miesięcznej. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby propozycja nie brzmiała mniej więcej tak: „Damy wam 200 tysięcy miesięcznie [dopisek dla Polski :), chodzi o korony czeskie], a za to wasz zespół będzie w pełni dostępny dla nas o każdej porze. Oczywiście nie ma żadnych zmian w przychodzie; jest jedynie propozycja zmiany w naszych godzinach pracy.”
Próbowaliśmy wytłumaczyć, że to ryzykowne rozwiązanie dla obydwu stron. Ponieważ nakład pracy nie został określony w żaden sposób, a wiedzieliśmy z wcześniejszych doświadczeń, że czasami w takich przypadkach opłata była nieporównywalnie wyższa niż poświęcony czas pracy, a czasami było zupełnie odwrotnie.
Punkt zwrotny w negocjacjach nastąpił, kiedy zaproponowaliśmy coś takiego. „Jeśli nasz zespół ma być w pełni dostępny dla was za 200 tysięcy miesięcznie, to my zapłacimy wam 200 tysięcy miesięcznie i za to będziemy mogli brać co chcemy z waszego centrum handlowego przez ten miesiąc.”
Koniec końców doszliśmy do porozumienia, że będziemy pracować w razie potrzeby, a klient będzie płacił za rzeczywiste godziny pracy i będziemy wysyłać co tydzień raport z timesheetów, aby klient mógł regulować swój budżet w czasie rzeczywistym. Pozytywną informacją na koniec roku był fakt, że zarobiliśmy na tej współpracy więcej niż 200 tysięcy miesięcznie (czeskich koron), a klient był zadowolony i chciał współpracować dalej w ten sposób.

Drugi przykład – ”Atak ulotek”

Pewnego razu popełniliśmy błąd i podpisaliśmy umowę z klientem, który planował produkować każdego miesiąca bardzo dużą ilość ulotek. Zgodziliśmy się, że będziemy pobierać stałą opłatę kilka tysięcy (czeskich koron) za każdą utworzoną ulotkę przez nasz dział DTP. Nakład pracy był tak duży, ulotek było tak wiele, że kreatywni zaczęli nazywać zespół „Atak ulotek”.
Najgorsze było to, że byliśmy bombardowani dużą ilością poprawek, komentarzy i innych zgłoszeń, co doprowadziło do sytuacji – spoglądając na timesheety na każdej ulotce – że zamiast zysku, zanotowaliśmy stratę.
Z dokładnymi raportami z timesheetów z ostatnich kilku tygodni, poszliśmy na spotkanie z Dyrektorem Marketingu. To było jedno z najlepszych spotkań, na których byłam. Klient zobaczył, że wzrost ceny był spowodowany brakiem zorganizowania jego zespołu. Zapłacił nam za dodatkowe godziny, które dodatkowo spędziliśmy na prace na ulotkach i obiecał, że zapłacą nie tylko za rzeczywisty czas przepracowany przez nas, ale zadba o to, aby jego zespół w przyszłości efektywniej koordynował swoją pracę.
Znacznie zmniejszyła się ilość poprawek. Na koniec klient był usatysfakcjonowany ceną, a nasi pracownicy faktem, że nie musieli robić setek poprawek do każdej ulotki. Była to sytuacja win-win dla obu stron.

Dlaczego timesheety nie są popularne?

Timesheety nie są popularne, ponieważ zawierają bardzo mało oczywistych informacji o aktualnym zysku agencji, który ujawnia się dopiero po zakończeniu pracy i całkowitym zaraportowaniu czasu pracy. Jeśli chodzi o timesheety, wielu ludzi myśli, że jest to narzędzie do kontrolowania tego co zrobili. Ale dlaczego miałoby przeszkadzać to tym, którzy pracują uczciwie? Koniec końców prawdopodobnie nikt w zespole nie chce takich pracowników, którzy nie robią nic, a inni wykonują za nich pracę. Ani szef ani współpracownicy.

Podam kilka powodów, dla których możecie polubić timesheety. I są to powody nie tylko dla szefa.

• wiemy ile czasu zostało w rzeczywistości przepracowane na danym jobie
  • jeśli mamy dobrą umowę z klientem to za wszystkie przepracowane godziny dostaniemy zapłatę
  • i możemy poprawnie wycenić podobne joby

• wiemy w czasie rzeczywistym ile godzin zostało przepracowanych na jobie (kiedy job jest nieukończony)
  • możemy modyfikować nasze zapotrzebowanie na pracę, czy to przez „spowalnianie zespołu”, czy to poprzez negocjację wzrostu opłat z klientem

• wiemy jak bardzo czasochłonny i zyskowny jest każdy klient, i jak powinniśmy ustalić na przyszłość godzinową opłatę dla niego.

• wiemy jak bardzo obciążeni pracą są poszczególni członkowie zespołu, dzięki czemu możemy mniej obciążonym osobom przypisywac nowych klientów, czy też poszczególne zadania

• możemy rejestrować i nagradzać wyjątkowe wyniki najlepszych członków zespołu

• z biegiem czasu, będziemy mieć wewnętrzny punkt odniesienia średniego zapotrzebowania czasowego poszczególnych pracowników, co pozwoli nam lepiej działać przy odchyleniach od tej średniej

W skrócie, timesheety pomagają ci zarobić więcej pieniędzy. Więcej zysku oznacza lepsze wynagrodzenie twojego zespołu … Dlatego powinieneś lubić timesheety.

Jak popularne są timesheety w twojej agencji?

Dobrym wskaźnikiem jest jakość wypełniania timesheetów, ale to nie musi oznaczać, że znaczenie i przydatność timesheetów jest dla wszystkich widoczna. Możesz po prostu mieć bardzo zdyscyplinowany zespół. Zasługują na to, aby aby znać znaczenie i wagę procesu. Więc jeśli nie jesteś pewien, czy powinieneś omówić temat timesheetów ze swoim zespołem, to spróbuj poprosić współpracowników o przesłanie 1-3 powodów, dla których wypełnianie timesheetów jest istotne. To natychmiast pokaże ci na czym stoisz i czy potrzebne jest dalsze wyjaśnianie.

Co jeśli nie ma nic do zaraportowania?

Jest jedna bardzo istotna kwestia dotycząca timesheetów: chodzi o komunikację. Jeśli pracownicy sumiennie wypełniają swoje timesheety i zgodnie z tym co naprawdę się wydarzyło, to może to rzucić światło na to, czy ktoś nie jest w pełni zajęty. Ludzie generalnie boją się przyznać, że nie mają co robić, nie raz ale wielokrotnie. Jednakże w prawidłowo działającej firmie nie powinni obawiać się powiedzieć tego szefowi, ponieważ to jego obowiązek, aby jego zespół był odpowiednio zajęty i produktywny.

Więc w dobrej firmie z timesheetów zawsze wynika coś przydatnego.

Nie mniej jednak ważnym jest, aby wypełnianie timesheetów nie zabierało ludziom dużo czasu. Mogłoby to sprawić, że twój zespół je znienawidzi i będzie unikał wypełniania ich.

W Teamogy możesz wypełniać timesheety łatwo i szybko, może być to również zrobione w wielu miejscach w systemie. Przeczytaj więcej w artykule „Timesheety szybko i przyjemnie”.

Może cię zainteresować