BLOG

Wiadomo, że cyfryzacja dokumentów w zorganizowany, dobrze zarchiwizowany sposób poprawi efektywność pracy pracowników. Elektroniczna organizacja dokumentów jest również prostszym i tańszym rozwiązaniem niż dokumenty papierowe. Jednak według wielu badań organizowanie i wyszukiwanie dokumentów pozostaje jednym z największych problemów i przyczyn straty czasu, z jakimi borykają się pracownicy.

Wyszukiwanie informacji i potrzebnych dokumentów to nie tylko duży problem, gdy ludzie pracują na home office. Badanie przeprowadzone w 2018 r. wśród 1000 pracowników firmy Nintex wykazało, że 49% wszystkich pracowników miało trudności z odnajdywaniem dokumentów. Inna ankieta IDC – Information Worker wykazała, że:

„Średnio pracownik spędza 5 godzin tygodniowo na poszukiwaniu dokumentów. Z punktu widzenia firmy jest to 20 godzin w miesiącu, kiedy pracownik marnuje czas i energię, które mógłby poświęcić na wydajniejszą i lepszą pracę”.

Głównym powodem, dla którego szukanie dokumentów nawet dzisiaj jest tak dużym problemem, jest albo brak ich organizacji z powodu przestarzałej procedury organizacyjnej i archiwizacyjnej, albo stosowanie źle dobranego systemu, który nie oferuje wystarczająco kompleksowego rozwiązania.

Oblicz, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić Ty i Twoja firma.

Tylko dzięki efektywnej pracy z dokumentami inwestycja w Teamogy opłaci się co miesiąc w postaci dywidendy przekraczającej dwukrotnie jej koszt.

Wdrażając nowe procesy dzięki Teamogy, możesz zaoszczędzić czas pracowników poświęcony na szukanie dokumentów. Nawet gdyby Teamogy oszczędzało każdemu ze swoich pięciu pracowników tylko godzinę tygodniowo, daje to w sumie 20 godzin miesięcznie, co oznacza mniej pieniędzy wydawanych na firmę, zwiększoną produktywność pracowników i szybki zwrot z inwestycji w Teamogy .

Teamogy zapewnia pełnoprawny system dokumentów z wieloma niezbędnymi funkcjami i funkcjami bezpieczeństwa, jednocześnie oferując połączenie międzysystemowe dokumentów wraz z innymi ważnymi dla zarządzania całą firmą funkcjami.

Przygotowaliśmy cztery ciekawe przykłady pracy z dokumentami efektywnie w Teamogy.

1. Kategoryzacja dokumentów
2. Szablony i kopie
3. Procesy akceptacji
4. Raporty ze spotkań powiązane z zadaniami

Kategoryzacja dokumentów

W biznesie często spotykamy się z sytuacjami, w których dużą ilość dokumentów trzeba przechowywać przez dłuższy czas i mieć pod ręką. Do uporządkowania tych dokumentów często stosuje się fizyczne przechowywanie przy użyciu różnych pudełek i teczek. Stwarza to jednak wiele problemów. Większa ilość dokumentów w formie papierowej zajmuje sporą część powierzchni biurowej i często tylko kilka osób może w tych skrzynkach i teczkach znaleźć potrzebny dokument dla klienta lub księgowego. Ci, którzy nie mogą, liczą na pomoc, która zabiera cenny czas i często rozprasza w najbardziej niedogodnym momencie.

Teamogy zapewnia nieograniczone miejsce do przechowywania wszystkich rodzajów dokumentów, takich jak budżety, zamówienia, umowy, faktury i inne. Co ważniejsze, są one dostępne dla każdego uprawnionego członka zespołu w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Wszystko, czego potrzebujesz to przeglądarka i połączenie z Internetem.

Chcesz znaleźć zamówienie u swojego głównego dostawcy z tego roku? Wystarczy użyć trzech filtrów, a dokument będzie dostępny w kilka sekund. Sprawdź GIFy powyżej.

Możesz łatwo organizować dużą liczbę różnych dokumentów za pomocą filtrów i kategorii. Możesz filtrować dokumenty według autora, typu dokumentu lub daty jego utworzenia. Możesz także użyć tagów, aby móc później jeszcze łatwiej znaleźć dokument.

Szablony i kopie

Korzystanie z szablonów to świetna rzecz dla każdej firmy. Jest to narzędzie, dzięki któremu firma może mieć pewność, że każdy budżet czy zamówienie dla klienta lub dostawcy zawiera wszystkie kluczowe elementy.

W szablonach Teamogy szablon firmy może odzwierciedlać know-how firmy, zdobyte przez lata doświadczeń i negocjacji z klientami i dostawcami. Sprawdzone reguły i wymagania, jakie musi zawierać dany dokument, są zaimplementowane w szablonach dokumentów. Daje to pewność, że wszystkie wymagania znajdują się w dokumencie utworzonym przez mniej doświadczonego lub nowego współpracownika, od którego nie można logicznie oczekiwać, że będzie wiedział wszystko.

Możesz po prostu skopiować dokument lub szablon i uzupełnić brakujące informacje.

W Teamogy możesz stworzyć własną drukowaną formę dokumentów, które można edytować w razie potrzeby – wgraj logo firmy, edytuj nagłówek dokumentu lub dodaj predefiniowany tekst w szablonach. Każdy użytkownik ma również możliwość ustawienia własnego podpisu, a następnie wykorzystania go na tworzonych dokumentach. Jeśli tworzysz dokument bardzo podobny do już istniejącego, możesz użyć funkcji „kopiuj”, stworzyć identyczny nowy dokument i zmienić tylko niezbędne części.

Procesy akceptacji

Jednym z najczęstszych elementów marnujących czas jest czekanie, aż przełożony zatwierdzi zamówienie, budżet, fakturę lub treść dowolnego dokumentu. Papierowy dokument, który odkłada się na krótki czas, może szybko zostać zapomniany przez przełożonego, a naleganie przez e-mail lub czat nie jest skutecznym rozwiązaniem i będzie wymagało dużo wysiłku. Rozwiązaniem są złożone systemy dokumentów wraz z procesami zatwierdzania.

W Teamogy dla każdego dokumentu możesz zobaczyć, kto obecnie musi go zatwierdzić, kto już go zatwierdził i jakie są kolejne kroki w procesie zatwierdzania. Użytkownik jest natychmiast powiadamiany o dokumencie oczekującym na zatwierdzenie lub zmianę za pomocą powiadomień. Nie musisz biec do swoich kolegów po aprobatę; Teamogy robi to za Ciebie. Możesz przeglądać wszystkie dokumenty oczekujące na zatwierdzenie w jednym widoku.

Proces akceptacji pomaga kontrolować wszystkie dokumenty.

Raporty ze spotkań związane z zadaniami

Często zapomina się o ważnych punktach, uwagach i zadaniach, które wynikały ze spotkania z klientem lub dostawcą. Raporty ze spotkań pomagają firmie zaplanować agendę spotkania i zapisać wszystkie ważne notatki i uwagi ze spotkania.

Integralną częścią systemu są raporty ze spotkań. Za pomocą szablonów możesz również stworzyć przejrzystą strukturę i agendę, które pomogą Ci doskonale przygotować się do każdego spotkania. Dużą korzyścią jest możliwość powiązania raportu ze spotkania z zadaniami wynikającymi ze spotkania.

W czasie spotkania możesz kontrolować status zadań, nazwisko osoby odpowiedzialnej oraz śledzić deadliny.

Możesz wyświetlić wszystkie utworzone zadania i ich statusy w określonym raporcie ze spotkania. To bardzo przydatne narzędzie, które usprawnia Twoją pracę.

Zmniejsz obciążenie administracyjne, łatwo znajdź dowolny dokument w ciągu kilku sekund, twórz szablony i kopie, pozwól wielu użytkownikom współpracować nad jednym dokumentem, zabezpieczaj wszystkie dane i przypisuj uprawnienia dostępu do dokumentów… Wszystko to może zrobić Teamogy, bez względu na to, gdzie i kiedy pracujesz.

Teraz możesz poświęcić więcej czasu na to, co jest kluczowe dla Twojego biznesu i to co lubisz.

Może cię zainteresować