BLOG

Fakturowanie klientów to niezbędna czynność administracyjna, bez której firma nie zarobiłaby żadnych pieniędzy. Dla wielu jednak fakturowanie jest bardzo kłopotliwe.

Niektórzy odwlekają wystawienie faktury w czasie, ponieważ jest to dla nich trudne zajęcie. Nie trzeba dodawać, że ma to negatywny wpływ na cashflow. Według istniejących badań niektóre faktury zostają całkowicie zapomniane. Można to porównać do sytuacji, w której restauracja serwuje Ci doskonale przez cały wieczór, przynosi świetne jedzenie, ale w końcu nie daje Ci paragonu i pozwala wyjść bez płacenia. To chyba rzadko zdarza się w restauracji. Jednak w firmach z większą liczbą projektów i pracowników nie jest to taka absurdalna sytuacja. So, what do we do about that? Problemów można uniknąć dzięki fakturowaniu elektronicznemu za pomocą systemu umożliwiającego szybkie i łatwe wystawianie faktur wyposażonego w zautomatyzowane procesy sprawdzania i zatwierdzania faktur.

Kontrola fakturowania w firmie to bardzo ważny aspekt działalności. Przyjrzyjmy się więc bliżej cztery główne problemy związane z fakturowaniem i rozwiązaniami, które Teamogy może Ci zaoferować.

Problem # 1 — Nieprawidłowe rozliczenia i dodatkowe koszty

Niektóre firmy używają arkuszy kalkulacyjnych Excel lub szablonów Word do fakturowania lub drukowania dokumentów księgowych do fakturowania na duplikatach, aby księgowy mógł wystawić fakturę w systemie księgowym. Firmy te mają znacznie wyższy odsetek błędów w fakturowaniu. Tak wiele informacji trzeba przygotować i zebrać do faktury, – poprawne adresy i dane osobowe klienta, termin płatności zgodny z umową, konkretne pozycje na fakturze i ich poprawna cena, itp. Nie zawsze jest to łatwa do znalezienia informacja, a proces nie zawsze działa bezbłędnie. Otrzymanie przez klienta nieprawidłowej faktury obniża reputację dostawcy i wiąże się z dodatkowymi kosztami ponownego wystawienia prawidłowych faktur. W gorszym przypadku nie wszystko, co powinno lub mogło zostać rozliczone, jest rozliczane, co powoduje utratę dochodów firmy.

Rozwiązanie – Możesz wystawić fakturę w Teamogy za pomocą 3 kliknięć

Dzięki powiązaniu faktur z jobem możesz wystawić fakturę za pomocą zaledwie 3 kliknięć w Teamogy. Wszystkie podstawowe wymagania takie jak informacje o firmie, terminie płatności, stawce VAT, wymaganej liczbie faktur, czy tekstach prawnych są automatycznie umieszczane na fakturze. Nie będziesz już musiał tracić czasu na wyszukiwanie i sprawdzanie każdej pozycji na fakturze.

Możesz wystawić fakturę bardzo szybko bezpośrednio z zamówienia. Wszystkie wymagania i pozycje są automatycznie dodawane, a faktura jest natychmiast gotowa do wysłania do klienta.

Problem # 2 — Nieprawidłowy lub nieaktualny przegląd rozliczeń

Przy większym nakładzie pracy bardzo łatwo można stracić kontrolę nad otrzymywanymi i wystawianymi fakturami w firmie. Z tego względu prędzej czy później nie potrafił odpowiedzieć na następujące pytania: Czy wszystkie przeterminowane faktury zostały opłacone? Ile faktur jest zaległych i które? Czy wszystko, co powinno być zafakturowane, naprawdę jest fakturowane?

Rozwiązanie – Miej wszystkie faktury pod kontrolą

Teamogy oferuje funkcje, które umożliwiają przegląd wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur oraz pełną kontrolę nad nimi. Teraz skupimy się na fakturach klientów.

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest wystawienie faktury. Nie zapomnij o tym. Dzięki przejrzystemu przeglądowi wszystkich projektów i jobów, w tym statusu ich fakturowania, w Teamogy prawie niemożliwe jest, aby nie zafakturować projektu. Jeśli zdarzy się, że zapomnisz zafakturować projekt, zostanie to podświetlone w widoku jobów czerwonym numerem.

Po wystawieniu faktury można przeprowadzić dla niej proces akceptacji. Dzięki procesowi akceptacji masz pewność, że wszystkie faktury są poprawne. Możesz łatwo zobaczyć aktualny status na każdej fakturze, kto musi teraz zatwierdzić fakturę, kto już ją zatwierdził i jakie są kolejne kroki. Osoba zatwierdzająca może również łatwo dodać komentarz, co jest szczególnie przydatne przy zwrocie faktury.

Proces zatwierdzania gwarantuje, że faktura nie opuści firmy bez niezbędnej akceptacji lub poprawek.

W Teamogy będziesz mieć również przegląd wszystkich niezapłaconych faktur. Na każdej fakturze możesz łatwo sprawdzić, czy została już zapłacona. Dzięki temu możesz wygodnie odfiltrować wszystkie zaległe faktury, a następnie rozwiązać te problemy.

Użyj filtrów, aby znaleźć nieopłacone faktury.

Problem # 3 – Fakturowanie zabiera czas

Czas to kluczowy kapitał każdej firmy. Dlatego dobrze jest przeznaczyć go przede wszystkim na działania przynoszące zysk, które są głównym biznesem firmy i które sprawiają radość zespołowi. Problem pojawia się, jeśli fakturowanie jest zbyt skomplikowane. Zaczyna się od wyszukania wszystkich informacji potrzebnych do wystawienia faktury i często kończy się fizycznym pominięciem osoby, która musi zatwierdzić fakturę.

Rozwiązanie – Zoptymalizuj fakturę zgodnie ze swoimi oczekiwaniami i wystaw ją bezpośrednio z jobu

Fakturowanie elektroniczne to tani, szybki i łatwy sposób na tworzenie i ewidencjonowanie faktur dla każdej firmy.

Teamogy daje Ci możliwość stworzenia spersonalizowanego wzoru z podstawowymi treściami dla Twoich faktur. Możesz umieścić logo firmy na fakturze, edytować nagłówek, dodać predefiniowany tekst lub tabelę, lub cokolwiek innego, czego potrzebujesz. Wstępnie zdefiniowane faktury pozwolą Ci zaoszczędzić znaczną ilość czasu, a każda uprawniona osoba, może utworzyć ustandaryzowaną fakturę ze wszystkimi niezbędnymi informacjami bez poświęcania więcej czasu niż to konieczne.

Jak wspomniano wcześniej, świetnym sposobem na przyspieszenie procesu fakturowania jest możliwość wystawiania ich bezpośrednio z jobów i projektów. Faktura zostanie utworzona automatycznie na podstawie danych z jobu. Wszystko, co musisz wtedy zrobić, to po prostu szybko sprawdzić.

Faktury wyjdą z Twojej firmy w standardowej szacie graficznej.

Problem # 4 – Trudności ze znalezieniem faktur

Faktury są ważną podstawą księgowości, a w wielu krajach firmy są zobowiązane do przechowywania wszystkich faktur przez określony czas. Firmy często używają fizycznej archiwizacji, komputera lub zewnętrznego dysku do przechowywania danych.

Jednak archiwizacja fizyczna jest trudna do prowadzenia i odtwarzania. Skanowanie to kolejna opcja, ale również nie jest idealna, ponieważ jej przeprowadzanie zajmuje dużo czasu. Jeśli Twoje pliki są cyfrowe, to jeśli Twój komputer lub dysk zewnętrzny ulegnie awarii, możesz utracić wszystkie cenne dane. Co wtedy zrobisz?

Rozwiązanie — skorzystaj z rozwiązania chmurowego Teamogy

Dzięki rozwiązaniu chmurowemu Teamogy możesz mieć dostęp do wszystkich swoich faktur w dowolnym czasie i miejscu. Zaletą rozwiązania w chmurze jest automatyczne przechowywanie i rejestracja wszystkich faktur w systemie. Wszystkie faktury Twoich klientów i dostawców będą w porządku, a fakturę z zeszłego roku lub od konkretnego klienta znajdziesz w ciągu kilku sekund.

Wszystkie dane są gotowe do natychmiastowego eksportu danych w celach księgowych lub innych.

Możesz użyć wielu filtrów jednocześnie, aby uzyskać bardziej szczegółowe wyszukiwanie.

Dzięki Teamogy będziesz mieć pełną kontrolę nad fakturowaniem całej firmy. Fakturowanie elektroniczne to dziś bardzo skuteczne i jednocześnie bardzo bezpieczne rozwiązanie, które pomoże Ci w pracy. Jednakże, Teamogy może zaoferować każdej firmie znacznie więcej. Jest to kompleksowy system, który oferuje połączenie między finansami i jobami oraz zespołem i jego komunikacją.

Zarejestruj się teraz, a z przyjemnością umożliwimy Ci zapoznanie się z systemem za darmo.

Może cię zainteresować