Nie marnuj niepotrzebnie pieniędzy
5 MIN READ
Istnieje kilka powszechnych sposobów, w jakie firma niepotrzebnie traci pieniądze. Poniżej znajduje się kilka najczęściej popełnianych przez firmy błędów, które kosztują je zysk. Dobra wiadomość jest taka, że dzięki Teamogy możesz przestać niepotrzebnie tracić pieniądze.
Niedoszacowane joby
Najczęstszym powodem, dla którego firmy niepotrzebnie tracą pieniądze, są źle oszacowane projekty. Często prawdziwa trudność projektu nie jest prawidlowo oszacowana, co skutkuje dodatkowymi zasobami i nieoczekiwanymi godzinami pracy, które pochłaniają zysk firmy.
Jeśli członkowie twojego zespołu odpowiednio rejestrują swoją pracę przez długi czas (wyraźnie przydzielają godziny na określone projekty lub konkretną pracę wewnętrzną), tworzy to bezcenne źródło informacji. Dane te pozwalają na znacznie dokładniejsze oszacowanie czasu potrzebnego na nowe projekty, podobne do już zakończonych.
Inną kwestią jest nie uwzględnienie wszystkich kosztów dostawcy. Bez odpowiedniego systemu możesz łatwo zamknąć projekt, zafakturować go klientowi, a potem nagle odkryć, że są inne koszty związane z projektem, o których zapomniałeś lub o których nie wiedziałeś. Jednak w tym momencie nie ma już możliwości stworzenia faktury korygującej lub wystawienia klientowi dodatkowej faktury ze względów profesjonalności.
Wreszcie, kiepsko wyceniony budżet przygotowany przez „młodszego” pracownika może zostać przesłany do klienta, ponieważ proces zatwierdzania ważnych dokumentów nie został odpowiednio wdrożony.
Dzięki Teamogy masz to wszystko pod kontrolą.
Kosztorys utworzony bezpośrednio w Teamogy może przejść przez proces zatwierdzania dostosowany do ciebie i twoich konkretnych potrzeb.
Wyższe faktury od dostawców
W przypadku faktur kosztowych często zatwierdza się do zapłaty fakturę przekraczającą kwotę z zamówienia. Ten wzrost może być jednak uzasadniony i nikt nie chce przekroczyć szacowanego kosztorysu.
W Teamogy możesz powiązać każdą fakturę zakupu z określonym jobem, a później możesz kontrolować to używając zamówienia. Jeśli kwota będzie wyższa niż zatwierdzone zamówienie, natychmiast zostaniesz o tym powiadomiony – zarówno w samym jobie, jak i w raporcie finansowym.
W każdym jobie masz pełny przegląd nie tylko wszystkich przepracowanych godzin, ale także wszystkich zamówień i faktur kosztowych związanych z jobem.
Niedokładne fakturowanie klienta
Zdarza się to częściej, niż chcielibyśmy przyznać – klient otrzymuje fakturę na mniejszą kwotę niż powinien. Najczęstszym tego powodem jest brak fakturowania wszystkich godzin pracy dla klienta, ponieważ zostały one zapisane nieformalnie gdzieś w arkuszach kalkulacyjnych excela lub podaplikacjach. Inną często pojawiającą się kwestią jest to, że nie wszystkie koszty zewnętrzne (faktury kosztowe) są refakturowane, ponieważ są po prostu zapomniane. Ewentualnie faktura jest często całkowicie zapomniana lub wystawiana z dużym opóźnieniem, co może poważnie wpłynąć na cash flow firmy. Dość często brak jest ogólnego przeglądu wszystkich tych informacji.
W Teamogy możesz łatwo wyświetlić przegląd wszystkich niezafakturowanych projektów i niezafakturowanych godzin. Możesz szybko zobaczyć, dlaczego wystąpił błąd i poprawić go.
W raportach masz przegląd finansów swojej firmy – zawsze możesz natychmiast zidentyfikować niedofakturowane joby, ponieważ są one wyróżnione.
Nieefektywna praca zespołowa
Niektóre firmy borykają się z odpowiednim kontrolowaniem czasu, jaki pracownik poświęca na określone zadanie. Pracownicy często samodzielnie pracują nad zadaniami tak długo, jak chcą, i ustalają własne priorytety. Ponadto godziny pracy i energia są niepotrzebnie pochłaniane przez przełączanie się między różnymi aplikacjami i nieefektywną komunikację w wielu miejscach w celu znalezienia informacji potrzebnych do pracy.
W Teamogy każdy ma dostęp do swoich zadań, przydzielonego czasu i tego, kiedy zadanie powinno zostać wykonane. Czas jest raportowany bezpośrednio do projektu, do którego jest przeznaczony. Członkowie zespołu komunikują się wygodnie za pośrednictwem wewnętrznego czatu i wspólnych dyskusji bezpośrednio w projektach. Pracownik może łatwo sprawdzić status przydzielonej pracy w Teamogy, patrząc na zadania, a także otrzyma powiadomienie o zmianie statusu.
Przegląd zadań w Teamogy w Kanban
Przegląd zadań w Teamogy w stylu wykresu Gantta
NAĎA ŠOLCOVÁ
Naďa jest członkiem zarządu AD-IN-ONE Europe. Specjalizuje się w coachingu i komunikacji marketingowej. Jest certyfikowanym coachem ICF i ČAKO oraz laureatką nagrody Direct Marketer of the Year nadawaną przez ADMEZ Association. Jest związana z marketingiem od ponad dwudziestu pięciu lat, a z coachingiem od ostatnich siedmiu lat. W swoim wolnym czasie, lubi żeglować i jest aktywną fanką gimnastyki nowoczesnej, którą uprawiała w młodości.
Może cię zainteresować
Bądź “WEWNĄTRZ” biura będąc “POZA NIM”
Na szczęście pandemia słabnie dzięki masowym szczepieniom w wielu krajach. Umożliwia to również pracownikom powrót do biur. Jednak pandemia zmieniła pogląd na warunki pracy, co wiąże się z pracą skądkolwiek jest to możliwe.
Ponad 34% wszystkich pracowników nie wróci do biur, bądź przygotowany!
Przed pandemią home office był często uważany za świadczenie pracownicze, a tylko niewielka część pracowników pracowała głównie w domu. Jednak home office jest obecnie ustalonym standardem zatrudnienia, który pozostanie długo po zakończeniu pandemii, czego dowodzą liczne międzynarodowe badania i prognozy.
Timesheety i łatwe wprowadzanie
Posiadanie dokładnych informacji o wymaganiach czasowych dla poszczególnych zadań jest podstawowym źródłem kalkulacji faktycznych kosztów realizacji poszczególnych projektów. Tylko w ten sposób można wykryć niezgodność między ilością spędzonego czasu a kwotą, na którą klient został obciążony.
Dobrze zarządzana komunikacja jest integralną częścią odnoszącej sukcesy firmy
Jednym z kluczy do sukcesu firmy są pracownicy i ich wzajemna współpraca. Jednak do efektywnej współpracy często nie dochodzi ze względu na słabą komunikację wewnątrz zespołu.
M&C Saatchi Chilanga korzysta z Teamogy
Jesteśmy zaszczyceni, że Irinel Ionescu, założyciel Agencji Brandingowej AMPRO, poświęcił czas na rozmowę z nami. AMPRO zdobyło w ostatnich latach 62 międzynarodowe nagrody w kategorii designu opakowań.
Teraz mam “widok z helikoptera” Dynamo ze szczegółowym widokiem
Pierwszym klientem systemu Teamogy jest Dynamo Design. Rozmawialiśmy z właścicielem i dyrektorem, Michałem Richtr, o tym, co uważa o swojej decyzji o korzystaniu z systemu Teamogy z perspektywy czasu i jakie zmiany wprowadziło Teamogy do jego firmy lub bezpośrednio dla niego.
FleishmanHillard: Rozwijającą się firmą nie można efektywnie zarządzać za pomocą arkuszy Excela
Pod koniec 2020 roku przed świętami Bożego Narodzenia mieliśmy okazję porozmawiać z Radkiem Maršíkiem, Partnerem i Dyrektorem Wykonawczym FleishmanHillard Czechy oraz Veroniką Hlobilovą, CFO agencji.
Wprowadziliśmy markę QUALITY FOCUSED
Dlaczego masz szukać marki? Wielu z nas zastanawia się jak czysto jest w kuchni, kiedy siedzimy w restauracji i jemy posiłek. Niektórzy klienci mogą zastanawiać się jak wygląda to w firmie ich dostawcy.
W jaki sposób Teamogy może pomóc ci lepiej sprzedawać klientom?
Każdemu zdarzyła się sytuacja – wysyłasz klientowi wycenę i zdajesz sobie sprawę, że klientowi nie podoba się proponowana cena. Klienci wyrażają swój brak zgody na cenę na różne sposoby. Tych sposobów jest wiele, od prostych i ostrzejszych słów, takich jak „Chyba oszalałeś”, po bardziej kulturalne.
Nie przegap interesujących artykułów i wskazówek
Jeśli chcesz wiedzieć o wszystkim jako pierwszy, podaj swój adres mailowy. Zawsze będziemy próbować wysyłać ci interesujące wiadomości.