BLOG

Zrób to mądrze — przechowuj dokumenty w swojej firmie

Ludzie codziennie tworzą wiele różnych dokumentów w firmie. Jednocześnie otrzymują bardzo dużo dokumentów. Na przykład raporty ze spotkań, budżety, faktury, zamówienia od klienta i dostawcy lub umowy.

Praca z dużą liczbą dokumentów bez centralnego systemu jest wymagająca administracyjnie, czasochłonna i problematyczna.

5 najczęstszych problemów podczas pracy z dokumentami:

1. Utrata ważnych dokumentów

To nieprofesjonalne i bardzo nieprzyjemne, gdy trzeba ponownie powiedzieć klientowi o zamówieniu lub kopii umowy.

2. Marnowanie czasu na szukanie dokumentów

Ile innych, bardziej produktywnych rzeczy można zrobić zamiast monotonnie szukać dokumentów? A znalezienie dokumentu kolegi, który wyjechał na urlop? Prawie niemożliwe.

3. Wypuszczanie z firmy dokumentów o różnych stylach wizualnych

Każdy dokument może wyglądać inaczej, w zależności od tego, kto je stworzył. Niestety dla klientów nie wygląda to profesjonalnie ani nie jest godne zaufania.

4. Wysyłanie niesprawdzonych dokumentów

Wysyłanie dokumentów bez odpowiedniej akceptacji czy kontroli lub w niewłaściwym czasie może przysporzyć wielu problemów. Na przykład oferta wysłana do klienta z opóźnieniem lub bez uprzedniego zatwierdzenia wewnętrznego może kosztować Twoją firmę zarówno czas, jak i pieniądze.

5. Popełnianie błędów w budżetach, ponieważ nadal są robione w Excelu

Robienie błędów jest ludzkie. Jednak tak wiele pieniędzy może stracić tak prosta rzecz, jak zła formuła w Excelu.

Wyżej wymienione sytuacje kosztują czas i dodają stresu ludziom z Twojego zespołu, a ostatecznie powodują utratę pieniędzy.

Inteligentne dokumenty w Teamogy to wygodne i sprytne rozwiązanie.

Czym dokumenty inteligentne różnią się od zwykłych? Oto 8 kluczowych zalet inteligentnych dokumentów.

1. MASZ WSZYSTKIE SWOJE DOKUMENTY POD KONTROLĄ I W JEDNYM MIEJSCU

W jednej centralnej lokalizacji można przechowywać różne rodzaje dokumentów (raporty ze spotkań, prezentacje, budżety) od różnych autorów dla różnych firm. Możesz też łatwo dodać załącznik lub link do dokumentu Google lub pliku z pamięci zewnętrznej. Ponadto masz dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie.

2. ŁATWO ZNALEŹĆ DOKUMENT

Kolejną zaletą inteligentnych dokumentów jest to, że możesz je bardzo łatwo i szybko znaleźć! W zaledwie kilka sekund! Naprawdę! Możesz łatwo organizować i wyszukiwać dokumenty przy użyciu różnych filtrów, tagów i kategorii. Nawet po kilku latach korzystania z systemu nadal będziesz w stanie bardzo szybko znaleźć dokładnie ten dokument, którego potrzebujesz.

3. TWORZENIE DOKUMENTU JEST PROSTE

Możesz łatwo stworzyć dowolny dokument z szablonu lub skopiować już istniejący. Szablony mogą również zawierać pewne ustandaryzowane teksty (np. warunki zamówień lub budżety). Dzięki temu możesz mieć pewność, że dokument zawiera wszystko, czego potrzebujesz do ochrony interesów firmy. Nie ma też niebezpieczeństwa, że ​​osoby w zespole zapomną o przekazaniu tych informacji lub zapisaniu ich w dokumencie. Oczywiście możesz edytować wszystko w taki sam sposób, w jaki przywykłeś do innych popularnych edytorów tekstu.

4. MASZ SKUTECZNE POŁĄCZENIE DANYCH POMIĘDZY DOKUMENTAMI A INNYMI CZĘŚCIAMI SYSTEMU

Kolejną wspaniałą cechą Teamogy jest to, że dane z Twoich dokumentów są zintegrowane z innymi częściami systemu. Co to dokładnie oznacza?

Dotyczy to przede wszystkim dokumentów zawierających informacje finansowe. Na przykład informacje z zatwierdzonego budżetu są automatycznie przesyłane do odpowiedniego zadania. Po wypełnieniu i zafakturowaniu sprawozdanie finansowe i wyniki pracy są automatycznie przesyłane i są dostępne we wszystkich raportach finansowych.

Nie musisz tracić czasu na przepisywanie danych w wielu lokalizacjach i możesz uniknąć potencjalnych błędów. Teamogy zadba o wszystko bezbłędnie.

5. WSZYSTKIE DOKUMENTY ZGODNE Z JEDNOLITYMI NORMAMI TOŻSAMOŚCI WIZUALNEJ PRZEZ CAŁY CZAS

Czy kiedykolwiek otrzymałeś dokument od firmy, ale na pewno nie wyglądał jak inne dokumenty, które otrzymałeś od nich wcześniej? Każdy dokument był w innym stylu. To wcale nie wygląda profesjonalnie.

W Teamogy możesz łatwo skonfigurować korporacyjną wersję do druku lub szablon dokumentu zgodnie ze swoimi potrzebami. Jest to następnie wykorzystywane automatycznie przez cały zespół.

6. KONTROLĘ I ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW MOŻNA WYGODNIE SKONFIGUROWAĆ

Istotną cechą inteligentnych dokumentów jest możliwość ustawienia procesów zatwierdzania według indywidualnych potrzeb każdej firmy. Gwarantuje to, że tylko sprawdzone, poprawne dokumenty opuszczają firmę.

Na przykład budżet klienta lub zamówienie powyżej określonej kwoty musi zostać zatwierdzone przez przełożonego autora dokumentu. Osoba, której dokument został przekazany do zatwierdzenia lub weryfikacji, jest natychmiast powiadamiana dzięki powiadomieniu systemowemu i może szybko przeprocesować dokument. To znacząco minimalizuje ryzyko opuszczenia firmy dokumentów z błędami lub przeoczeniami.

7. PRAWA DOSTĘPU DO DOKUMENTÓW MOŻNA USTANOWIĆ WEDŁUG POTRZEB FIRMY

W każdej firmie znajdują się dokumenty, które są przeznaczone tylko dla wybranych osób z zespołu. Możesz łatwo ustawić prawa dostępu za pomocą inteligentnych dokumentów. Każdy typ dokumentu może mieć predefiniowaną grupę osób, które mogą go tworzyć, przeglądać lub edytować. Dodatkowo możesz ustawić prawa dostępu dla każdego dokumentu indywidualnie.

8. DOKUMENTY SĄ BEZPIECZNIE PRZECHOWYWANE W SYSTEMIE OBSŁUGIWANYM W JĘZYKU UŻYTKOWNIKA

Teamogy jest w pełni przetłumaczone na ponad 30 języków i można je łatwo przetłumaczyć na inne

Teamogy przygotowało również lokalne ustawienia finansowe, od stawek VAT i walut po inne niezbędne ustawienia lokalne. Wszystko to jest dostępne w ponad 50 krajach.

Jeśli potrzebujesz pomocy lub wskazówek, możesz skontaktować się z naszym pomocnym zespołem pomocy technicznej na czacie online, który szybko odpowie na Twoje pytanie i odpowiednio doradzi.

Wszystkie zapisy są również bezpiecznie przechowywane i regularnie archiwizowane. Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas najwyższym priorytetem.

Możesz znaleźć konkretne przykłady 8 korzyści płynących z inteligentnych dokumentów bezpośrednio w Teamogy tutaj w filmie.

Czy twoje dokumenty są chaotyczne i zdezorganizowane? To może łatwo odejść w przeszłość. Jeśli masz ochotę na profesjonalne, wygodne i przejrzyste zarządzanie dokumentami firmowymi, wypróbuj inteligentne dokumenty w Teamogy. Przekonasz się, że doceni to cały zespół, od nowo zatrudnionych po doświadczonych kolegów.

Wystarczy, że napiszesz do nas o swoim zainteresowaniu na adres welcome@teamogy.com lub zarejestrujesz się i wypróbujesz Teamogy za darmo.

Może cię zainteresować