Chaos dotyczący danych wkrada się do firm
„Znajdziesz ten kosztorys na wspólnym dysku! … Co? Nie widzisz tego? Poczekaj, pewnie zapomniałem go wrzucić. Daj mi czas do wieczora; nie ma mnie w tej chwili przy komputerze.”
„Jutro? Myślałem, że to ma być zrobione na następny tydzień. Wyślij mi zadanie; jakoś nie mogę go nigdzie znaleźć ”.
“Pani Księgowo, czy może mi pani powiedzieć jak radzi sobie ostatnio moja firma? Ile zysku mieliśmy w pierwszej połowie roku? W porządku – poczekam do poniedziałku.”
To tylko urywki rozmów, które codziennie słyszymy w firmach. Zamiast skupiać się na tym, co lubią i wiązać koniec z końcem, są przepracowani. Pracują nad zdublowanymi zadaniami, tracąc czas na szukanie wymaganych dokumentów lub informacji. Walczą z chaosem danych.
To się dzieje wokół nas
Odwiedzamy wiele firm i spotykamy wielu ludzi. Ostatnio, zwłaszcza zdalnie, znacznie częściej udaje nam się umawiać spotkania. Nietrudno zobaczyć, co dzieje się w firmach i z czym się borykają.
Wszyscy mamy wymagających klientów. Zawsze są tacy, którzy oczekują, że będziemy non stop dostępni. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi, aktualizacji, dostępu do dokumentów i dobrze zarządzanych jobów.
Praca zdalna. Niezależnie od tego, czy jest to konieczne ze względu na ograniczenia – których jest obecnie wiele – czy też dlatego, że home office to korzyść korporacyjna, praca zdalna staje się nowym standardem w wielu firmach i branżach. Jednocześnie rośnie też możliwość pracy w różnych porach dnia i nocy. Zespoły złożone z pracowników z różnych miast, regionów i krajów stają się powszechne. Współpraca zdalna staje się szybko rozwijającym się trendem, a fizyczna obecność w biurze staje się historią w niektórych branżach.
Używanie wielu aplikacji. Firmy i osoby fizyczne starają się odpowiadać na rosnące wymagania rynku, klientów i zarządu. Szukają sposobów na uproszczenie niektórych czynności. Obecnie istnieje wiele przydatnych aplikacji, które doskonale rozwiązują część problemów. Problem pojawia się w momencie, kiedy do każdego problemu używana jest inna aplikacja. Utracony zostaje ogólny pogląd tego, co dzieje się w firmie jako całości, a użytkownik może po prostu stać się niewolnikiem tych aplikacji.
Chaos danych jest obecnie powszechny
Bez koncepcyjnego rozwiązania firmy prędzej czy później znajdą się w sytuacji bez wyjścia.
Jak rozpoznać ten stan?
Objaw 1.
Komunikacja w firmie zaczyna się rozpadać, ważne dokumenty i informacje stają się coraz trudniejsze do znalezienia. Niektóre dane są wprowadzane wielokrotnie do różnych aplikacji, inne w ogóle nie są rejestrowane. To oznaki, że do firmy wkrada się chaos danych.
Objaw 2
Fakturowanie jest dość często opóźnione (w najgorszych przypadkach zapomina się o niektórych zleceniach i wcale nie są one fakturowane). Albo, nawet jeśli job został zafakturowany, to nie wszystko zostało uwzględnione, ponieważ część przepracowanych godzin nie została zarejestrowana w timesheetach, koszty zewnętrzne nie zostały alokowane, lub niektóre długoterminowe joby ciągle wciąż są niedoszacowane z powodu błędnego kosztorysu, a następnie umowy. Firma zaczyna niepotrzebnie marnować pieniądze.
Objaw 3
Ludzie są sfrustrowani, ponieważ komunikacja przebiega słabo. Spędzają dużo czasu szukając dokumentów i informacji lub ścigając kolegów, aby uzyskać informacje o tym, na jakim są etapie swojej pracy. Niektórzy ludzie są przesadnie obłożeni pracą, niektórzy nie mają nic do roboty, a niektórzy nieefektywnie spędzają czas – ale nikt ich nie widzi w domu. Projekty są opóźnione, ponieważ zespół nie dzieli się ze sobą niezbędnymi informacjami. Współpraca praktycznie nie istnieje.
Objaw 4
Zarząd nie może łatwo uzyskać danych niezbędnych do skutecznego zarządzania firmą. Należy wykonać wiele telefonów lub e-maili, aby dowiedzieć się, jakie są wyniki firmy, jaka i kiedy zostanie naliczona opłata za job lub jakie będą koszty. Nie można znaleźć prostego przeglądu wyników firmy.
Trzeba powiedzieć, że w prawie każdej firmie w pewnym stopniu występują te objawy. To naturalne, ale rezultat zależy od tego, czy i jak zareaguje zarząd firmy. Odpowiedni porządek w danych firmy, efektywna współpraca zespołowa i przegląd wyników firmy mogą zapewnić wyraźną przewagę konkurencyjną w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie.
Jak się z tego wydostać?
Istnieje wiele sposobów rozwiązywania tych konkretnych problemów. Kluczem jest uświadomienie sobie i przyznanie, że problem jest realny.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pomagają organizować dane, wspierają współpracę i komunikację w zespole oraz ulepszają pracę z kluczowymi informacjami o firmie.
Każdy właściciel firmy może wtedy ocenić (samodzielnie lub we współpracy ze swoim zespołem), czy da radę rozwiązać wszystko na kartce, przy pomocy arkuszy Excela i udostępnionych plików, czy też chce dodać więcej aplikacji, które połączy z istniejącymi już aplikacjami.
Lub może wybrać jeden kompleksowy system, który pomoże obsłużyć kluczowe działania biznesowe i zaoszczędzić czas spędzany na niepotrzebnym logowaniu się i przesyłaniu danych między różnymi aplikacjami.
A co z nami w Teamogy?
W Teamogy jesteśmy zobowiązani do niezawodności, przejrzystości i zapewnienia, że najważniejsze informacje są w jednym miejscu. Jest to również jeden z powodów, dla których uruchomiliśmy Teamogy.com. Pomaga on firmom i ich pracownikom w uporządkowaniu danych od pierwszego kontaktu z klientem do wystawienia faktury za projekt. Wspiera pracę zespołową i komunikację oraz zapewnia kompleksowy obraz tego, co dzieje się w firmie.
Jeśli chcesz zakończyć (lub zapobiec) chaosowi danych w swojej firmie, z przyjemnością przedstawimy ci, jak Teamogy może ci w tym pomóc. Wystarczy zarejestrować się na zdalną prezentację Teamogy.
LIBOR ČERNÝ
Managing Director
Libor poświęcił większość swojej kariery zawodowej pracy z agencjami reklamowymi oraz firmami obsługi klienta w celu zwiększania ich produktywności. Jest w AD-IN-ONE Europe już prawie dwadzieścia lat, a dzisiaj poprzez Teamogy pomaga klientom Teamogy i partnerom na całym świecie, w byciu bardziej zorganizowanym, efektywnym i rentownym. W swoim wolnym czasie Libor chętnie gra w tenisa, piłkę nożną i zaraża pasją do sportu swoje dzieci.
Może cię zainteresować
W jaki sposób Teamogy może pomóc ci lepiej sprzedawać klientom?
Każdemu zdarzyła się sytuacja – wysyłasz klientowi wycenę i zdajesz sobie sprawę, że klientowi nie podoba się proponowana cena. Klienci wyrażają swój brak zgody na cenę na różne sposoby. Tych sposobów jest wiele, od prostych i ostrzejszych słów, takich jak „Chyba oszalałeś”, po bardziej kulturalne.
„Szacujemy teraz naszą pracę bardziej realistycznie”, mówi architekt z APATÉ STUDIO.
Jesteśmy zaszczyceni, że Irinel Ionescu, założyciel Agencji Brandingowej AMPRO, poświęcił czas na rozmowę z nami. AMPRO zdobyło w ostatnich latach 62 międzynarodowe nagrody w kategorii designu opakowań.
AMPRO: „Wzrosła rentowność poszczególnych stanowisk pracy”.
Jesteśmy zaszczyceni, że Irinel Ionescu, założyciel Agencji Brandingowej AMPRO, poświęcił czas na rozmowę z nami. AMPRO zdobyło w ostatnich latach 62 międzynarodowe nagrody w kategorii designu opakowań.
Referencje agencji i Teamogy
Czego tak naprawdę oczekuje klient, prosząc o „referencje?
Timesheety są dobre, przynoszą więcej pieniędzy
Timesheety i tworzenie ich, zdecydowanie nie jest najpopularniejszym zajęciem pracowników agencji. Wygląda to trochę lepiej w najlepiej zarządzanych agencjach, ale zanim skupię się na przekonywaniu dlaczego poinniśmy lubić timesheety, podam dwa przykłady z mojego agencyjnego doświadczenia. Poprawnie wypełnione timesheety, są twoją wartością dodaną.
GreenSocS: „Wszystko czego potrzebujesz jest w jednym zintegrowanym systemie.”
Mamy zwyczaj zbierania feedbacku od naszych klientów i użytkowników odnośnie ich doświadczeń z Teamogy. Tym razem rozmawialiśmy z właścicielami agencji GreenSocS, Tereza and Zdeněk Polansky, których cały zespół korzysta z Teamogy.
Nie przegap interesujących artykułów i wskazówek
Jeśli chcesz wiedzieć o wszystkim jako pierwszy, podaj swój adres mailowy. Zawsze będziemy próbować wysyłać ci interesujące wiadomości.