Chaos dotyczący danych wkrada się do firm
„Znajdziesz ten kosztorys na wspólnym dysku! … Co? Nie widzisz tego? Poczekaj, pewnie zapomniałem go wrzucić. Daj mi czas do wieczora; nie ma mnie w tej chwili przy komputerze.”
„Jutro? Myślałem, że to ma być zrobione na następny tydzień. Wyślij mi zadanie; jakoś nie mogę go nigdzie znaleźć ”.
“Pani Księgowo, czy może mi pani powiedzieć jak radzi sobie ostatnio moja firma? Ile zysku mieliśmy w pierwszej połowie roku? W porządku – poczekam do poniedziałku.”
To tylko urywki rozmów, które codziennie słyszymy w firmach. Zamiast skupiać się na tym, co lubią i wiązać koniec z końcem, są przepracowani. Pracują nad zdublowanymi zadaniami, tracąc czas na szukanie wymaganych dokumentów lub informacji. Walczą z chaosem danych.
To się dzieje wokół nas
Odwiedzamy wiele firm i spotykamy wielu ludzi. Ostatnio, zwłaszcza zdalnie, znacznie częściej udaje nam się umawiać spotkania. Nietrudno zobaczyć, co dzieje się w firmach i z czym się borykają.
Wszyscy mamy wymagających klientów. Zawsze są tacy, którzy oczekują, że będziemy non stop dostępni. Klienci oczekują szybkich odpowiedzi, aktualizacji, dostępu do dokumentów i dobrze zarządzanych jobów.
Praca zdalna. Niezależnie od tego, czy jest to konieczne ze względu na ograniczenia – których jest obecnie wiele – czy też dlatego, że home office to korzyść korporacyjna, praca zdalna staje się nowym standardem w wielu firmach i branżach. Jednocześnie rośnie też możliwość pracy w różnych porach dnia i nocy. Zespoły złożone z pracowników z różnych miast, regionów i krajów stają się powszechne. Współpraca zdalna staje się szybko rozwijającym się trendem, a fizyczna obecność w biurze staje się historią w niektórych branżach.
Używanie wielu aplikacji. Firmy i osoby fizyczne starają się odpowiadać na rosnące wymagania rynku, klientów i zarządu. Szukają sposobów na uproszczenie niektórych czynności. Obecnie istnieje wiele przydatnych aplikacji, które doskonale rozwiązują część problemów. Problem pojawia się w momencie, kiedy do każdego problemu używana jest inna aplikacja. Utracony zostaje ogólny pogląd tego, co dzieje się w firmie jako całości, a użytkownik może po prostu stać się niewolnikiem tych aplikacji.
Chaos danych jest obecnie powszechny
Bez koncepcyjnego rozwiązania firmy prędzej czy później znajdą się w sytuacji bez wyjścia.
Jak rozpoznać ten stan?
Objaw 1.
Komunikacja w firmie zaczyna się rozpadać, ważne dokumenty i informacje stają się coraz trudniejsze do znalezienia. Niektóre dane są wprowadzane wielokrotnie do różnych aplikacji, inne w ogóle nie są rejestrowane. To oznaki, że do firmy wkrada się chaos danych.
Objaw 2
Fakturowanie jest dość często opóźnione (w najgorszych przypadkach zapomina się o niektórych zleceniach i wcale nie są one fakturowane). Albo, nawet jeśli job został zafakturowany, to nie wszystko zostało uwzględnione, ponieważ część przepracowanych godzin nie została zarejestrowana w timesheetach, koszty zewnętrzne nie zostały alokowane, lub niektóre długoterminowe joby ciągle wciąż są niedoszacowane z powodu błędnego kosztorysu, a następnie umowy. Firma zaczyna niepotrzebnie marnować pieniądze.
Objaw 3
Ludzie są sfrustrowani, ponieważ komunikacja przebiega słabo. Spędzają dużo czasu szukając dokumentów i informacji lub ścigając kolegów, aby uzyskać informacje o tym, na jakim są etapie swojej pracy. Niektórzy ludzie są przesadnie obłożeni pracą, niektórzy nie mają nic do roboty, a niektórzy nieefektywnie spędzają czas – ale nikt ich nie widzi w domu. Projekty są opóźnione, ponieważ zespół nie dzieli się ze sobą niezbędnymi informacjami. Współpraca praktycznie nie istnieje.
Objaw 4
Zarząd nie może łatwo uzyskać danych niezbędnych do skutecznego zarządzania firmą. Należy wykonać wiele telefonów lub e-maili, aby dowiedzieć się, jakie są wyniki firmy, jaka i kiedy zostanie naliczona opłata za job lub jakie będą koszty. Nie można znaleźć prostego przeglądu wyników firmy.
Trzeba powiedzieć, że w prawie każdej firmie w pewnym stopniu występują te objawy. To naturalne, ale rezultat zależy od tego, czy i jak zareaguje zarząd firmy. Odpowiedni porządek w danych firmy, efektywna współpraca zespołowa i przegląd wyników firmy mogą zapewnić wyraźną przewagę konkurencyjną w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie.
Jak się z tego wydostać?
Istnieje wiele sposobów rozwiązywania tych konkretnych problemów. Kluczem jest uświadomienie sobie i przyznanie, że problem jest realny.
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które pomagają organizować dane, wspierają współpracę i komunikację w zespole oraz ulepszają pracę z kluczowymi informacjami o firmie.
Każdy właściciel firmy może wtedy ocenić (samodzielnie lub we współpracy ze swoim zespołem), czy da radę rozwiązać wszystko na kartce, przy pomocy arkuszy Excela i udostępnionych plików, czy też chce dodać więcej aplikacji, które połączy z istniejącymi już aplikacjami.
Lub może wybrać jeden kompleksowy system, który pomoże obsłużyć kluczowe działania biznesowe i zaoszczędzić czas spędzany na niepotrzebnym logowaniu się i przesyłaniu danych między różnymi aplikacjami.
A co z nami w Teamogy?
W Teamogy jesteśmy zobowiązani do niezawodności, przejrzystości i zapewnienia, że najważniejsze informacje są w jednym miejscu. Jest to również jeden z powodów, dla których uruchomiliśmy Teamogy.com. Pomaga on firmom i ich pracownikom w uporządkowaniu danych od pierwszego kontaktu z klientem do wystawienia faktury za projekt. Wspiera pracę zespołową i komunikację oraz zapewnia kompleksowy obraz tego, co dzieje się w firmie.
Jeśli chcesz zakończyć (lub zapobiec) chaosowi danych w swojej firmie, z przyjemnością przedstawimy ci, jak Teamogy może ci w tym pomóc. Wystarczy zarejestrować się na zdalną prezentację Teamogy.
LIBOR ČERNÝ
Managing Director
Libor poświęcił większość swojej kariery zawodowej pracy z agencjami reklamowymi oraz firmami obsługi klienta w celu zwiększania ich produktywności. Jest w AD-IN-ONE Europe już prawie dwadzieścia lat, a dzisiaj poprzez Teamogy pomaga klientom Teamogy i partnerom na całym świecie, w byciu bardziej zorganizowanym, efektywnym i rentownym. W swoim wolnym czasie Libor chętnie gra w tenisa, piłkę nożną i zaraża pasją do sportu swoje dzieci.
Może cię zainteresować
Bądź „WEWNĄTRZ” biura będąc „POZA NIM”
Na szczęście pandemia słabnie dzięki masowym szczepieniom w wielu krajach. Umożliwia to również pracownikom powrót do biur. Jednak pandemia zmieniła pogląd na warunki pracy, co wiąże się z pracą skądkolwiek jest to możliwe.
Ponad 34% wszystkich pracowników nie wróci do biur, bądź przygotowany!
Przed pandemią home office był często uważany za świadczenie pracownicze, a tylko niewielka część pracowników pracowała głównie w domu. Jednak home office jest obecnie ustalonym standardem zatrudnienia, który pozostanie długo po zakończeniu pandemii, czego dowodzą liczne międzynarodowe badania i prognozy.
Timesheety i łatwe wprowadzanie
Posiadanie dokładnych informacji o wymaganiach czasowych dla poszczególnych zadań jest podstawowym źródłem kalkulacji faktycznych kosztów realizacji poszczególnych projektów. Tylko w ten sposób można wykryć niezgodność między ilością spędzonego czasu a kwotą, na którą klient został obciążony.
Dobrze zarządzana komunikacja jest integralną częścią odnoszącej sukcesy firmy
Jednym z kluczy do sukcesu firmy są pracownicy i ich wzajemna współpraca. Jednak do efektywnej współpracy często nie dochodzi ze względu na słabą komunikację wewnątrz zespołu.
M&C Saatchi Chilanga korzysta z Teamogy
Jesteśmy zaszczyceni, że Irinel Ionescu, założyciel Agencji Brandingowej AMPRO, poświęcił czas na rozmowę z nami. AMPRO zdobyło w ostatnich latach 62 międzynarodowe nagrody w kategorii designu opakowań.
Teraz mam „widok z helikoptera” Dynamo ze szczegółowym widokiem
Pierwszym klientem systemu Teamogy jest Dynamo Design. Rozmawialiśmy z właścicielem i dyrektorem, Michałem Richtr, o tym, co uważa o swojej decyzji o korzystaniu z systemu Teamogy z perspektywy czasu i jakie zmiany wprowadziło Teamogy do jego firmy lub bezpośrednio dla niego.
Nie marnuj niepotrzebnie pieniędzy
Istnieje kilka powszechnych sposobów, w jakie firma niepotrzebnie traci pieniądze. Poniżej znajduje się kilka najczęściej popełnianych przez firmy błędów, które kosztują je zysk. Dobra wiadomość jest taka, że dzięki Teamogy możesz przestać niepotrzebnie tracić pieniądze.
FleishmanHillard: Rozwijającą się firmą nie można efektywnie zarządzać za pomocą arkuszy Excela
Pod koniec 2020 roku przed świętami Bożego Narodzenia mieliśmy okazję porozmawiać z Radkiem Maršíkiem, Partnerem i Dyrektorem Wykonawczym FleishmanHillard Czechy oraz Veroniką Hlobilovą, CFO agencji.
Wprowadziliśmy markę QUALITY FOCUSED
Dlaczego masz szukać marki? Wielu z nas zastanawia się jak czysto jest w kuchni, kiedy siedzimy w restauracji i jemy posiłek. Niektórzy klienci mogą zastanawiać się jak wygląda to w firmie ich dostawcy.
Nie przegap interesujących artykułów i wskazówek
Jeśli chcesz wiedzieć o wszystkim jako pierwszy, podaj swój adres mailowy. Zawsze będziemy próbować wysyłać ci interesujące wiadomości.