Czyszczenie danych i odpowiednich raportów / Zamykanie roku w Teamogy
Teamogy powinno być prawą ręką dla Ciebie i Twojej firmy. Jednak aby Teamogy pokazywało Ci właściwe dane, musisz właściwie używać systemu przez cały rok. W szczególności koniec roku jest odpowiednim czasem do zrobienia pewnego rodzaju “czystki”. Poniżej znajdziesz kilka przydatnych wskazówek, jak łatwo przejść zTeamogy na nowy rok z czystymi, dokładnymi danymi.
1. FAKTURY I KASA
Przede wszystkim ważne jest, aby sprawdzić wszystkie nieprzeprocesowane faktury i dokumenty kasowe, aby upewnić się, że zostały prawidłowo przetworzone. Mając uprawnienia supervisora, możesz sprawdzić WSZYSTKIE NIEPRZEPROCESOWANE dokumenty i nakłonić współpracowników, aby zrobili to samo.
Wskazówka: Użyj widoku W procesie w menu głównym, aby sprawdzić wszystkie nieprzeprocesowane dokumenty.
Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za ustawienia Teamogy lub pełniesz rolę Finance supervisor, powinieneś również sprawdzić numerację wszystkich dokumentów finansowych.
2. JOBY I POWIĄZANE DOKUMENTY
Gdy masz pewność co do statusu dokumentów finansowych, możesz kontynuować, sprawdzając joby. Użyj filtra niezamknięte joby za rok, który nie został zakończony, które chcesz zamknąć. Jako poręczyciel musisz sprawdzić swoje prace. Jako supervisor, możesz sprawdzać również joby członków swojego zespołu.
Joby, które nie są zamknięte, należy sprawdzić i zamknąć. Jeśli nie można ich zamknąć, należy przynajmniej zmienić ich deadline.
Przed zamknięciem jobu należy również sprawdzić wszystkie powiązane dokumenty – kosztorysy, zamówienia, faktury i zadania (patrz punkty 1 – 4 w tym artykule).
WAŻNA UWAGA: Aby prawidłowo wyświetlać przychody, użyj prawidłowej daty zamknięcia jobu. Ta data jest ważna dla poprawnych raportów.
Wskazówka: możesz użyć funkcji przeciągnij i upuść w widoku statusy zadań (Kanban), aby przyspieszyć proces zamykania. Należy jednak bardzo uważać, aby najpierw sprawdzić wszystkie powiązane dokumenty – kosztorysy, zamówienia itp.
3. BUDŻETY
Budżety wewnętrzne powinny być tworzone na początku każdego roku. Zamknij natychmiast wszystkie budżety z poprzedniego roku, aby zapobiec przydzielaniu zasobów, czasu i pieniędzy do poprzedniego roku.
Tę samą procedurę należy wykonać dla budżetów klienta.
Wskazówka: możesz utworzyć każdy budżet jako klon poprzedniego. Musisz tylko poprawnie ustawić nowy termin.
4. ZADANIA
Użyj filtru, aby wyświetlić wszystkie niezamknięte zadania z przeszłości. Zamknij wszystkie możliwe zadania lub ustaw odpowiedni nowy deadline.
Wskazówka: Możesz użyć funkcji przeciągnij i upuść w widoku statusy zadań (Kanban), aby przyspieszyć proces zamykania.
5. OBECNOŚĆ
Wszystkie możliwe wnioski powinny zostać zatwierdzone lub anulowane.
OGÓLNIE: Do wykonania większości tych czynności potrzebaodpowiednich uprawnień. Powinieneś być właścicielem tych dokumentów lub być kimś z wyższymi uprawnieniami. Jeśli uważasz, że nie masz uprawnień, które powinieneś mieć, możesz poprosić swojego administratora lub swojego menedżera o przydzielenie Ci tych uprawnień lub skierowanie Cię do osoby odpowiedzialnej. Pamiętaj, aby poprosić pracowników firmy o wykonanie wszystkich tych kroków dla ich stanowiska i poprosić ich o przeprocesowanie wszystkiego, za co są odpowiedzialni.
Skontaktuj się z nami
Jeśli nadal masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy, skontaktuj się z pomocą techniczną Teamogy. Możesz korzystać z czatu online (wewnątrz Teamogy lub w dowolnym miejscu www.Teamogy.com w prawym dolnym rogu) a otrzymasz szybką odpowiedź.