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El estudio APAT fue fundado por cuatro arquitectas que eran amigas de la universidad. Cumplieron su sueño de trabajar y crear juntas. Hablamos con una de ellas, Pavla Neradová, sobre negocios, fuentes de inspiración, la forma en que trabajan con los clientes, y también, por supuesto, sobre Teamogy, el sistema que eligieron para su trabajo diario y la gestión del estudio de arquitectura.

Petr: ¿Cuál fue la motivación para crear su propia empresa?

Pavla: Junto con Barbora, Markéta y Veronika, colaboramos en varios proyectos en la escuela y descubrimos que trabajábamos bien juntas. Además, en verdad disfrutábamos de poder negociar con los clientes y aprender más sobre lo que les gustaba y lo que querían para liderar mejor todo el proyecto, no sólo algunas partes del proceso. . Desde el principio sabíamos que queríamos ser socias iguales en la empresa y no tener ninguna jerarquía entre nosotras.

Petr: En tu sitio web dices… «Es importante para nosotras crear un espacio que sea un reflejo del cliente», que me gusta mucho, pero creo que no es muy fácil saber los deseos reales del cliente. ¿Cómo los averiguas?

Pavla: Se trata de diálogo y comunicación. Como estudio no intentamos crear un manual inconfundible, que luego se refleje para cualquier solución. Es muy importante para todos nosotros entender al cliente; escuchamos mucho. Hablamos de referencias pictóricas; tratamos de capturar la atmósfera que el espacio debe tener con la ayuda de referencias y materiales. A menudo procesamos “mood boards”, tableros de acuerdo al ánimo de las discusiones que mantenemos, para asegurarnos de que el estilo es claro. Los utilizamos para comprobar continuamente si entendemos al cliente correctamente. Describimos todo en correos electrónicos; nuestros correos electrónicos son bastante largos :).

Ejemplo: El “mood board” que usa APATÉ STUDIO sirve para «armonizar» las ideas del cliente sobre la atmósfera del interior.

Petr: Creo que si una persona lee sobre su negocio y sus planes para ello, aceptará el hecho de que alguien se ocupa de ello cuidadosamente y piensa en todo. ¿Cuánto tiempo tarda la comunicación? Por ejemplo, sobre el proceso completo de diseño de interiores de todo el apartamento 3+1, ¿cuánto tiempo invirtieron en la comunicación?

Pavla: Desde el trabajo general que hay que realizar desde el primer contacto con el cliente hasta la propuesta final, la comunicación puede tardar hasta 1/3 del tiempo total. Creo que hasta ahora, hemos tenido suerte con clientes que han estado en la misma página con nosotros.

Petr: ¿Y de dónde sacas la inspiración para tu trabajo? En tu industria, puedes trabajar con una cantidad inagotable de materiales y tonos, además de las nuevas tecnologías …?

Pavla: Cada año hay ferias, que nos gusta visitar en nuestro país y en el extranjero. Por ejemplo, tenemos DesignBlock. Seguimos revistas profesionales y nos comunicamos con fabricantes que intentan presentarnos sus nuevas colecciones y novedades.

Petr: Hay 4 arquitectas en su empresa. ¿Cómo cooperan en los proyectos?

Pavla: En realidad probamos dos formas diferentes de cooperación. Primero, todos trabajamos juntos en un proyecto todo el tiempo. Sin embargo, este método nos parecía difícil de comunicar y de delegar responsabilidades. Así que ahora utilizamos principalmente el segundo método: cada uno lidera el proyecto solo. Solo nos proporcionamos comentarios unos a otros cuando alguien necesita ayuda con algo o necesita consejo. Estamos ahí el uno para el otro.

Petr: Quiero preguntarte… ¿cuándo pensaste en buscar un sistema para tu empresa? De sus historias, parece que todo funciona bien para ustedes.

Pavla: Al tener cuatro socios en la empresa, queríamos tener una herramienta que hiciera a todos responsables de un segmento específico de trabajo, pero al mismo tiempo, seríamos capaces de compartir toda la información en tiempo real y haríamos que los datos fueran accesibles para todos nosotros. Del mismo modo, los informes y la información sobre los trabajos individuales, en los que trabajamos por separado, se mantienen todos juntos en el mismo lugar. Esto es especialmente importante para nuestros comentarios personales sobre lo bien que estimamos el tiempo requerido para los Trabajos, si podríamos trabajar más eficientemente en un área, o si subestimamos algo en términos de precios.

Petr: ¿Qué sistemas utilizaste antes de Teamogy?

Pavla: Slack para la comunicación, Fakturoid para crear y registrar facturas, y Toggl para informes de trabajo y seguimiento de tiempo. También teníamos una gran cantidad de hojas de Excel compartidas a través de Google Drive.

Petr:¿Qué no te convenía en la solución anterior?

Pavla: : En primer lugar, el hecho de que la información sobre proyectos, comunicación, cotizaciones e informes de tiempo no estaban en un solo lugar. Aunque las aplicaciones específicas sirvieron bien para tareas individuales, no se integraban, por lo que todavía era necesario juntar los «informes» individuales manualmente: cotizaciones, costos de compra, informes de tiempo, reportes de reuniones, etc.

Petr: ¿Qué es diferente en su estudio después de implementar Teamogy?

Pavla: Tenemos una mejor visión general del estado actual de todos nuestros proyectos. En los reportes y los informes de tiempo, podemos averiguar inmediatamente hasta dónde han llegado los colaboradores con sus proyectos, en qué han estado trabajando, cuánto tiempo les tomó realmente, cuando necesitamos crear una cotización para un nuevo proyecto. Estamos planeando nuevos trabajos mucho mejor. A partir de un informe, podemos ver cuántos proyectos están sin finalizar / abiertos / en curso,cuáles son sus estados, cuántos de ellos están terminados, y, si por alguna razón, todavía están abiertos. (Por ejemplo, podemos estar esperando un pago, un boceto o estados de cuenta de la oficina).

Petr: ¿Para qué usas principalmente Teamogy en el estudio?

Pavla: Para registrar el tiempo de tareas y proyectos específicos, y utilizamos estos datos de Teamogy para valorar nuestro trabajo con mucha más precisión. Se trata principalmente de una herramienta de retroalimentación para nosotros, gracias a la cual tenemos una visión clara de la complejidad de varias tareas. Hasta que vimos los «datos duros», todavía tendíamos a subestimar la complejidad del trabajo. En retrospectiva, te dices a ti mismo: «No fue tanto tiempo, debí de haber hecho esto en un segundo». Podemos ver inmediatamente en el informe financiero cuántas facturas se emiten y cuántas se han pagado. Gracias a esto, podemos preparar los libros financieros mucho mejor.

Petr: Y la última pregunta sobre Teamogy: ¿Con qué rapidez aprendió su equipo a trabajar con Teamogy ?

Pavla: No fue un problema para nuestro equipo pequeño. Sólo tomó unas horas.

Petr: Muchas gracias por la entrevista, y le deseo lo mejor a Apaté Studio.

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