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Llenar las hojas de tiempo, no es exactamente la actividad más popular entre las personas en las agencias. Mejora un poco en la alta gerencia de las agencias, pero aún así, algunos de ellos son incapaces de exigir hojas de tiempo a su gente. Antes de centrarme en una teoría de por qué nos deberían de gustar las hojas de tiempo, trataré de mencionar algunas razones que podrían cambiar eso. Las hojas de tiempo que se llenan correctamente, son un amigo para su negocio. Pero primero, veamos dos ejemplos prácticos.

Primer ejemplo – «Barter»

La administración del centro comercial con quien hemos estado cooperando durante algún tiempo, una vez trató de forzarnos para establecer una tarifa mensual fija. No habría nada de malo si la propuesta no sonara algo como esto: «Le daremos 200.000 por mes, y su equipo estará completamente disponible para nosotros en cualquier momento. Por supuesto, no hay costos de producción en el precio; son sólo horas».
Tratamos de explicar que se trataba de una solución arriesgada para ambas partes. Debido a que el volumen de trabajo no se había definido de ninguna manera, sabíamos por experiencia pasada que a veces el trabajo era mucho más que compensado por la tarifa, mientras que en otras ocasiones era menor.
El punto de inflexión en las negociaciones se produjo cuando finalmente propusimos algo como esto. «Bueno, si nuestro equipo está totalmente disponible para usted como necesita por 200,000 por mes, entonces le pagaremos 200,000 cada mes y tomaremos lo que queramos de su centro comercial ese mes».
Al final, acordamos que trabajaríamos según sea necesario, el cliente pagaría todas las horas reales trabajadas, y enviaríamos una lista de hojas de horas semanales para que el cliente pudiera regular su presupuesto en tiempo real. La noticia positiva al final del año para nosotros fue que en total, generamos significativamente más de los 200,000 al mes, y el cliente estaba satisfecho y quería seguir trabajando de esta manera.

Segundo ejemplo – «Ataque de originales»

Una vez cometimos un error y llegamos a un acuerdo con un cliente que planeaba producir un gran número de materiales cada mes. Acordamos que cobraríamos una cantidad fija de unos pocos miles por originales. El volumen de la orden se cumplió, y había tantos originales que los creativos comenzaron a llamar al equipo «Ataque de originales».
Lo peor fue que el número de correcciones, comentarios, y especialmente las aprobaciones, no se presentaron de una sola vez, sino gradualmente, lo que llevó al hecho de que en cada material, en lugar de un beneficio, sufrimos una pérdida de acuerdo con las hojas de tiempo.
Con las horas registradas con precisión durante unas semanas, fuimos a una reunión con el director de marketing. Fue una de las reuniones más justa que he experimentado. El cliente vio que el aumento de precios se debió a la falta de coordinación de su equipo. Nos pagó por las horas extras gastadas por encima del plan original, y prometió que no sólo pagarían de acuerdo con el tiempo real utilizado, sino que también se aseguraría de que su equipo revisara el trabajo de manera más efectiva.
Esto se debió al pequeño número de correcciones que había que hacer. El cliente estaba satisfecho con el precio, y nuestra gente con el hecho de que no tenían que hacer correcciones cientos de veces a un material. . Fue una situación de ganar-ganar para ambas partes.

¿Por qué las hojas de tiempo no son populares?

Creo que las hojas de tiempo no son muy populares entre las personas, porque tienen poca comunicación sobre los beneficios que a la empresa y, en última instancia, a su equipo pueden beneficiar de llenarlas correctamente. Cuando se trata de hojas de tiempo, mucha gente piensa que es una herramienta de control de lo que han hecho. Pero, ¿por qué debería realmente molestar a los que trabajan llenarlas? Al final, probablemente nadie en el equipo quiere a los que no hacen nada y otros hacen el trabajo por ellos. Ni el jefe ni los colegas.

Estas son algunas de las razones por las que es posible que les gusten las hojas de tiempo. Y estas son razones no sólo son para los jefes.

• Sabemos cuánto tiempo se pasó realmente en el trabajo
  • Si tenemos un buen acuerdo con el cliente, todas las horas trabajadas se nos pagarán
  • Asignar el precio correcto a otros trabajos similares

• Sabemos cuánto tiempo se ha invertido en el trabajo en este momento (cuando el trabajo todavía está en curso)
  • Podemos modificar la demanda de tiempo, ya sea «ralentizando al equipo» o negociando un aumento de precio con el cliente

• Sabemos lo exigente y rentable que es cada cliente y cuál debe ser la tarifa para él por las horas trabajadas en el futuro

• Sabemos lo ocupados que están los miembros individuales del equipo y nos permite saber a quién podemos agregar nuevos clientes o proyectos y a quién no podemos

• Podemos registrar y recompensar claramente el rendimiento excepcional de los mejores miembros del equipo

• Con el tiempo, tendremos un punto de referencia interno de la demanda de tiempo promedio de los trabajadores individuales, lo que nos permite rendir mejor

En resumen, las hojas de tiempo le ayudan a ganar más dinero. Más beneficios significa mejores recompensas para su equipo… Por eso le gustarían las hojas de tiempo.

¿Qué tan populares son las hojas de tiempo en su empresa?

Un buen indicador es la calidad del llenado hojas de tiempo del equipo, pero esto no nos dice necesariamente que el significado y la utilidad de las hojas de tiempo sean evidente para todos. Podría simplemente tener un equipo muy disciplinado. Merecen conocer el sentido y la importancia del proceso. Si no está seguro de si necesita discutir el tema de las hojas de tiempo con su equipo, intente pedirle a la gente que le envíe un correo electrónico de 1 a 3 razones por las que llenar hojas de tiempo es importante. Esto le mostrará inmediatamente cómo está y si es necesaria o no más explicación.

¿Y si no tengo nada que reportar?

Hay una razón personal más importante acerca de las hojas de tiempo, y definitivamente se trata de la comunicación. Si la gente llena sus hojas de tiempo honestamente y de acuerdo con lo que realmente sucedió, a veces puede arrojar una luz sobre si alguien no está completamente ocupado. La gente generalmente tiene miedo de admitir que no tiene nada que hacer, no una vez, sino repetidamente. Sin embargo, en el tipo correcto de empresa, no deberían tener miedo de decirle esto a su jefe porque en última instancia es su responsabilidad que su equipo esté adecuadamente ocupado y productivo.

Por lo tanto, en una buena empresa, siempre hay algo útil en las hojas de tiempo

Por último, pero no menos importante, es escencial que las personas no tarden demasiado en completar las hojas de tiempo. Puede hacer que su equipo les tema y evite llenarlos correctamente.

En Teamogy,puede llenar hojas de tiempo muy fácil y rápidamente, e incluso lo puede realizar en varios lugares. Lea más en el artículo «Hojas de tiempo fácil y rápidamente».

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