BLOG

Timesheet-ul sau completarea lui nu este tocmai cea mai populară activitate în rândul angajatilor din agenții. Este inteles mai bine de catre managementul de vârf al agențiilor, dar înainte de a mă concentra pe o apărare teoretică a motivului pentru care ar trebui să ne dorim timesheet-ul, voi menționa două exemple din experiența mea în agenție. Timesheet-ul completat corect este prietenul vostru in afaceri. Dar mai întâi, să analizăm două exemple practice.

Primul exemplu – “Barter”

Conducerea centrului comercial cu care colaborăm de ceva timp a încercat odată să ne impună o taxă lunară fixă. Nu ar fi nimic în neregulă dacă propunerea nu ar suna cam așa: “Vă vom oferi 200.000 pe lună, iar echipa dvs. va fi pe deplin disponibilă pentru noi în orice moment. Desigur, nu există fluctuații în preț; este doar în câteva ore “.
Am încercat să explicăm că aceasta era o soluție riscantă pentru ambele părți. Deoarece volumul muncii nu fusese definit în niciun fel, știam din experiența trecută că, uneori, munca era mult mai mult decât compensată de onorariu, în timp ce alteori era mai mică.
Punctul de cotitură al negocierilor a venit atunci când am propus în sfârșit așa ceva. “Ei bine, dacă echipa noastră este pe deplin disponibilă pentru dvs., deoarece aveți nevoie de 200.000 pe lună, atunci vă vom plăti 200.000 în fiecare lună și vom lua ceea ce dorim în mall-ul dvs. în acea lună.”
În cele din urmă, am fost de acord că vom lucra după cum este necesar, clientul va plăti pentru toate orele reale lucrate și vom trimite o listă cu timesheet-ul săptămânal, astfel încât clientul să își poată reglementa bugetul în timp real. Vestea bună la sfârșitul anului pentru noi a fost că, în total, am câștigat semnificativ mai mult de 200.000 pe lună, iar clientul a fost mulțumit și dorește să continue să lucreze în acest fel.

Al doilea exemplu – “Leaflets Attack”

Odată am făcut o greșeală și am făcut un acord cu un client care intenționa să producă un număr foarte mare de pliante în fiecare lună. Am convenit că vom percepe o sumă fixă ​​de câteva mii pentru un pliant pentru lucrările DTP. Volumul comenzii a fost îndeplinit și au existat atât de multe pliante încât creatorii au început să numească echipa „Pliant pliante”.
Cel mai rău aspect a fost că numărul de corecții, comentarii și mai ales transmiterile lor, nu au fost trimise simultan, ci treptat, ceea ce a dus la faptul că pe fiecare pliant, în loc de profit, am suferit o pierdere conform timesheet-ului completat.
Cu ore înregistrate cu precizie lucrate în câteva săptămâni, am mers la o întâlnire cu directorul de marketing al departamentului lor de purchasing. A fost una dintre cele mai corecte întâlniri pe care le-am experimentat vreodată. Clientul a văzut că, creșterea prețului se datorează lipsei coordonării echipei sale. El ne-a plătit pentru orele suplimentare petrecute mai mult decât planul inițial și a promis că nu numai că vor plăti în funcție de timpul efectiv folosit, dar că se va asigura, de asemenea, că echipa sa se va coordona mai eficient pe viitor.
Acest lucru s-a datorat numărului redus de corecții care trebuiau făcute. Clientul a fost mulțumit de preț, iar oamenii noștri de faptul că nu au trebuit să facă revizii de sute de ori la un singur leaflet. A fost o situație câștig-câștig pentru ambele părți.

De ce timesheet-ul nu este popular?

Timesheet-ul nu este foarte popular, deoarece conține foarte puține informații evidente despre beneficiile reale pe care agenția le primește și, în cele din urmă, echipa acesteia le primește după finalizarea corespunzătoare. Când vine vorba de timesheet, mulți oameni cred că este un instrument de control asupra a ceea ce au făcut. Dar de ce ar trebui să-i deranjeze cu adevărat pe cei care lucrează cinstit? În cele din urmă, probabil că nimeni din echipă nu își dorește pe cei care nu fac nimic și alții fac treaba pentru ei. Nici șeful, nici colegii.

Iată câteva motive pentru care s-ar putea să vă placă timesheet-ul. Și acestea sunt motive nu numai pentru management.

• știm cât timp s-a petrecut efectiv pe proiect
  • dacă avem un acord bun cu clientul, toate orele lucrate ne vor fi plătite
  • și putem estima corect alte proiecte similare

• știm cât de mult timp a fost petrecut pentru un Proiect în acest moment (când Proiectul este încă în desfășurare)
  • putem modifica cererea de timp, fie prin „încetinirea echipei”, fie prin negocierea unei creșteri de preț cu clientul

• știm cât de exigent și profitabil este fiecare client și care ar trebui să fie taxa pentru el pentru orele lucrate în viitor.

• știm cât de ocupați sunt membrii individuali ai echipei și ne permite să știm la cine putem adăuga noi clienți sau proiecte și la cine nu putem

• putem înregistra și recompensa în mod clar performanța excepțională a celor mai buni membri ai echipei.

• în timp, vom avea un reper intern al cererii medii de timp a lucrătorilor individuali, ceea ce ne permite să performăm mai bine cu abateri de la această medie

Pe scurt, foile de timp vă ajută să câștigați mai mulți bani. Mai mult profit înseamnă recompense mai bune pentru echipa ta … De aceea ar trebui să vă placă timesheet-ul.

Cât de populare sunt foile de timp în agenția dvs.?

Un indicator bun este calitatea echipei de a completa fișele de timp, dar acest lucru nu înseamnă neapărat că sensul și utilitatea fișelor de timp sunt evidente pentru toată lumea. Ai putea pur și simplu să ai o echipă foarte disciplinată. Ei merită să cunoască semnificația și importanța procesului. Deci, dacă nu sunteți sigur dacă trebuie să discutați subiectul timesheet-ului cu echipa dvs., încercați să le cereți oamenilor să vă trimită prin e-mail 1-3 motive pentru care completarea lui este importantă. Acest lucru vă va arăta imediat cum vă descurcați și dacă sunt necesare sau nu explicații suplimentare.

Ce se întâmplă dacă nu am nimic de raportat?

Există un lucru personal mai important despre fișele de timp și cu siguranță este vorba de comunicare. Dacă oamenii își completează timesheet-ul în mod onest și în conformitate cu ceea ce s-a întâmplat cu adevărat, uneori se poate face lumină dacă cineva nu este sau nu ocupat pe deplin. În general, oamenilor le este frică să recunoască că nu au nimic de făcut, nu o dată, ci în mod repetat. Cu toate acestea, în tipul potrivit de companie, nu ar trebui să le fie teamă să-i spună șefului lor acest lucru, deoarece este în cele din urmă responsabilitatea sa ca echipa sa să fie ocupată și productivă în mod adecvat.

Deci, într-o companie bună, există întotdeauna ceva util cu privire la foile de timp.

Nu în ultimul rând, este important ca oamenii să nu petreaca prea mult timp pentru a completa timesheet-ul. Poate determina echipa ta să evite completarea corectă a acestora.

În Teamogy, puteți completa timesheet-ul foarte ușor și rapid și poate fi realizat chiar și în mai multe locuri. Citiți mai multe în articolul „Timesheet ușor și rapid”.

Te-ar putea interesa și