BLOG

Timesheety, respektive jejich vyplňování není u lidí ve firmách zrovna nejoblíbenější činností. U šéfů je to s oblibou trochu lepší. Ale i tak někteří z nich “nemají to srdce” po svých lidech výkazy času chtít. Zkusím zde zmínit několik důvodů, které by to mohly změnit. Dobře vyplněné timesheety jsou totiž vašim obchodním přítelem. Ale nejdříve dva příklady z praxe.

Příklad první – „Výměnný obchod“

Kdysi jednu agenturu nutil marketingový šéf nákupního centra, pro které agentura již nějakou dobu pracovala, k fixnímu měsíčnímu fee. Na tom by nebylo nic špatného, kdyby návrh nezněl asi takto: „Budeme Vám dávat 200 tisíc měsíčně a váš tým nám bude plně k dispozici jak budeme potřebovat. V ceně samozřejmě není žádná produkce, je to jen za hodiny“.
Marně se tým agentury snažil vysvětlit, že to je riskantní řešení pro obě strany. Protože objem práce nebyl zatím nijak definován, z minulosti byla zkušenost, že někdy práce bylo daleko více, než za uvedené fee, jindy méně.
Zlom v jednání nastal, když agentura uvedla následující srovnání: “Když vám bude náš tým plně k dispozici kolik hodin budete chtít za fixních 200 tisíc měsíčně, je to jako bychom zaplatili 200 tisíc měsíčně a mohli si pak v nákupním centru nabrat každý měsíc co je libo.“
Nakonec byla dohoda taková, že agentura bude pracovat podle požadavků, klient zaplatí všechny odpracované hodiny dle reality a týdně bude posílán výkaz timesheetů, aby si klient mohl včas regulovat svůj rozpočet. A pozitivní zpráva na konci roku pro agenturu byla, že celkově za rok získala výrazně více, než 200 tisíc měsíčně a klient byl spokojený a stejným způsobem chtěl pracovat dále.

Příklad druhý – „Letákové komando“

Kdysi, když jsem pracovala v agentuře, jsme udělali chybu a domluvili se s klientem, který u nás plánoval realizovat opravdu veliké množství letáků každý měsíc, že za DTP práci budeme účtovat fixní částku v řádu málo tisíc za jeden leták. Objem zakázky se naplnil, letáků bylo opravdu hodně, kreativci začali týmu říkat „Letákové komando“.
Horší bylo, že počet korektur, připomínek a hlavně jejich předávání ne najednou, ale postupně, vedlo k tomu, že na každém letáku místo zisku vznikala podle timesheetů prokazatelná ztráta.
S perfektně evidovanými odpracovanými hodinami za několik týdnů jsme se vypravili na jednání k marketingovému řediteli zadavatele této zakázky. Bylo to jedno z nejférovějších jednání, které jsem zažila. Klient viděl, že prodražování vzniká díky nekoordinovanosti týmu na jeho straně. Nám doplatil hodiny strávené navíc oproti plánu. A přislíbil, že budou proplácet dle skutečného čerpání času, ale že si svůj tým ohlídá, aby připomínkovali práci efektivně.
Nakonec jsme se dostali v dalších měsících v podstatě na původně navrhovanou cenu za jeden leták, ale bylo to díky malému množství korektur, které se musely dělat. Klient byl spokojen z cenou, naši lidé s tím, že nemusí v jednom letáku dělat opravy „snad 100x“. Situace výhodná pro obě strany, pro klienta cenově rozumné řešení, pro lidi v agentuře zmizela frustrující nezáživná práce nad mnoha neskoordinovanými korekturami.

Proč nejsou timesheety v oblibě?

Myslím si, že timesheety nejsou mezi lidmi příliš oblíbené, protože se jim málo komunikuje užitek, který z jejich správného vyplňování firma a nakonec i její tým může mít. Hodně lidí v souvislosti s timesheety spíše napadne, že to je kontrolní nástroj toho, co za den udělali. Ale proč by to mělo vlastně vadit těm, co jsou pracovití? A v týmu nakonec asi nikdo nechce ty, kteří se takzvaně vezou. Ani šéf ani kolegové.

Tady nabízím pár důvodů, proč můžete mít timesheety rádi. A jsou to důvody nejen pro šéfy.

• víte, kolik času se skutečně celkem investovalo do zakázky
  • pokud jsme s klientem dobře domluveni, budou vám všechny odpracované hodiny zaplaceny
  • a můžete podle toho správně naceňovat další podobné zakázky

• víte, kolik času se investovalo do zakázky do dané chvíle (když zakázka ještě probíhá)
  •  můžete včas ovlivnit její časovou náročnost, ať „bržděním týmu“ nebo dojednáním navýšení ceny u klienta

• víte, jak časově náročný a ziskový je každý klient a jaké by tedy mělo být z něj fee za odpracované hodiny a podle toho s ním můžeme vyjednávat pro další období

• víte, jak jsou dlouhodobě vytíženi jednotliví členové týmu a komu můžeme přidávat nové klienty či projekty a komu už ne

• přehledně můžete evidovat a odměňovat nadstandardní výkony nejlepších členů v týmu

• časem nám vznikne interní know-how neboli srovnání průměrné časové náročnosti jednotlivých prací a lépe se nám potom pracuje s odchylkami od tohoto průměru

Ve zkratce řečeno, timesheety pomáhají vydělat víc peněz. Když je větší zisk, mohou být i lepší odměny pro lidi… A kdo by pak neměl timesheety rád.

Jak jsou timesheety oblíbené ve vaší firmě?

Jestli si nejste jisti, zda musíte se svým týmem diskutovat téma timesheety a dělat jim u svých lidí podporu, zkuste třeba požádat, aby Vám lidé poslali do mailu každý 1 – 3 důvody, proč vyplňovat timesheety. Hned uvidíte, jak na tom jste a zda je „osvěta“ třeba či nikoliv.

A když nemám co vykázat?

Existuje ještě jedna osobní věc k timesheetům a ta ke komunikaci určitě je. Pokud lidé píší poctivě a dle reality, může se v nich někdy ukázat, že někdo není plně vytížen. Lidé se obecně bojí přiznat, že nemají co dělat. Ne jednorázově, ale opakovaně. A to by neměli, respektive ve správné firmě by se to neměli bát říci svému šéfovi. Protože právě je to jeho zodpovědnost, zodpovědnost šéfa, že má svůj tým vytížen.

A nakonec – timesheety nesmí být časožrouti.

V neposlední řadě je důležité, aby evidence timesheetů lidem nezabrala příliš času. I to může ubírat na jejich oblíbenosti.

V Teamogy vyplníte timesheety snadno a rychle, i na více místech. Více se dočtete ve článku “Timesheety snadno a rychle”.

Mohlo by Vás ještě zajímat