Timesheety a jejich snadné vyplňování
Mít správné informace o časové náročnosti jednotlivých úkolů je prvotním zdrojem k tomu, abychom věděli, jaké jsou skutečné náklady na realizaci jednotlivých projektů. Jedině tak můžeme odhalit nesoulad mezi tím, kolik času bylo prací stráveno a kolik bylo vyúčtováno klientovi.
Firmy, které timesheety začaly důsledně používat, často zjistily, že některé své projekty podhodnocovaly. Měly pak i možnost dobře argumentovat klientovi při vyjednávání o jiné ceně. To je však jen jeden z benefitů dobrého evidování timesheetů. O dalších výhodách, jakými jsou například pozitivní vliv na ziskovost zakázky, klienta a celou firmu, jsme již napsali článek „Mějte rádi timesheety, vydělávají peníze“.
Jednou z bariér, proč se ve firmách timesheety nevyplňují buď vůbec nebo jen částečně a pak ztrácí svoji vypovídající schopnost, je nepohodlnost jejich vyplnění. Proto je důležité vybrat takové řešení, kde timesheety nebudou „časožrouty“.
S vědomím výše uvedeného jsme v Teamogy navrhli timesheety tak, aby je bylo možné vyplňovat velmi rychle a jednoduše, včetně přiřazení ke správnému projektu.
Vykazování timesheetů
Teamogy nabízí pro vykazování času intuitivní systém, ve kterém vyplnění jednotlivých timesheetů nezabere více než pár vteřin. Správně vyplněné timesheety pomáhají ihned zjistit, kolik času skutečně strávíte vy nebo váš tým na svých úkolech a projektech.
Máte tak běžící projekty lépe pod kontrolou a při dobré dohodě s klientem je možnost vyúčtovat skutečný počet odpracovaných hodin. Vidíte snadno, na kterých úkolech trávíte nejvíce času a máte též možnost porovnat efektivitu jednotlivých členů týmu na podobných či stejných úkolech.
Timesheety můžete vykazovat pohodlně přímo v projektu nebo v úkolu nebo klientské a interní režii. Všechna povinná pole se ve výkazu času již vyplní automaticky a vám tak stačí vyplnit pouze počet hodin.
Uvnitř každého projektu, úkolu nebo klientské a interní režie máte v horním panelu ikonku timesheetu. Po kliknutí na tuto ikonku se vám zobrazí nový výkaz času, kde už stačí pouze doplnit počet hodin a pokud chcete, doplnit případnou poznámku.
Oblíbenou funkcí na vykazování času jsou také stopky, které vám měří čas na úkolu, který právě děláte. Nemusíte si tak pamatovat či evidovat, kolik času jste na úkolu strávili. Stačí si vybrat konkrétní úkol nebo projekt a pomocí ikonky stopek spustit měření času.
Stopky můžete pohodlně spustit kliknutím na “play” a následně je kdykoliv pozastavit nebo ukončit.
Po zastavení stopek se Vám měřený čas automaticky vykáže jako timesheet.
Stopky a jejich aktuálně naměřený čas se vám zobrazují v horním liště Teamogy.
Přehledy výkazů času
Timesheety jsou ještě cennějším zdrojem informací, pokud pracujete ve větším týmu a nemáte pod kontrolou čas jeho jednotlivých členů.
Díky správně vedeným timesheetům a pomocí denních, měsíčních a ročních přehledů, které Teamogy poskytuje, získáte důležité informace o efektivitě všech členů týmu, o absencích, počtu hodin vykázaných nad denní limit nebo počtu hodin vykázaných o víkendech a svátcích. Zjistíte tak například, kdo je týmu dlouhodobě přetížen a jehož práce by se mohla částečně rozdělit mezi ostatní členy.
Všechny výkazy času ve společnosti naleznete přehledně v pohledu Finance – Výkaz času. Máte možnost si zobrazit měsíční nebo roční přehledy. Máte možnost si zobrazit měsíční nebo roční přehledy.
Docházka týmu pod kontrolou, i ta virtuální na home office
Docházkový systém v Teamogy funguje jako jednoduchý a přesný nástroj pro sledování denní docházky. Umožní vám zjistit příchody a odchody jednotlivých členů týmu, měřit si přestávku a také skutečný odpracovaný čas. Budete tak mít veškeré podklady pro zpracování mezd, vyplácení přesčasů nebo schválení dovolené.
Všechna data jsou uložena v denních, měsíčních a ročních přehledech o docházce a mohou být využita k následné optimalizaci pracovní doby.
Výhodou docházky v Teamogy je možnost si zadat docházku odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení. Je ji tedy možné pohodlně použít i při práci z domova, dnes tak často využívaném home office.
Zadávat příchod a odchod můžete v Teamogy velmi jednoduše. Klikněte na ikonku vašeho profilu a klikněte na ikonku Příchod/Odchod.
Teamogy nabízí mnoho dalších užitečných funkcí nejen pro vykazování timesheetů. Registrujte se a rádi Vám umožníme systém bezplatně prozkoumat.
TIEP TRAN
MARKETING SPECIALIST
Tiep je nedílnou součástí týmu AD-IN-ONE Europe. Svoji znalost systému Teamogy využívá při tvorbě manuálů a release notes. V týmu zaměřeném na expanzi na další trhy se specializuje na vytváření obsahu a je hlavním koordinátorem tvorby jazykových verzí. Je rád, když svojí prací může pomoci svým kolegům a uživatelům Teamogy. Ve volném čase rád sleduje sport, cestuje a poznává nová místa.
Mohlo by Vás ještě zajímat
Dělejte to chytře – mějte ve firmě chytré dokumenty
Každý den vytváří lidé ve firmě mnoho různých dokumentů. A zároveň spoustu dokumentů obdrží.
Onboarding celého týmu v Teamogy
Kvalitní onboarding neboli nalodění týmu je důležitý pro úspěšné nasazení a efektivní využívání každého nového systému.
Mějte fakturaci pod palcem
Fakturace klientům je nezbytnou administrativní činností, bez které by do firmy nakonec nepřišly peníze. Pro mnohé však fakturování představuje spíše spoustu starostí a překážek.
Chcete více času, energie i peněz?
Víte, že existuje systém, který šetří čas, dodá vám více energie a zároveň přinese do vaší firmy více peněz? To není pohádka, to je Teamogy.
Věnujte svých 20 hodin měsíčně lepší aktivitě, než je hledání dokumentů
Digitalizace dokumentů a jejich evidence a archivace je jedním z předpokladů k zefektivnění práce zaměstnanců. Elektronická evidence dokumentů je také jednodušším a méně nákladným řešením. Dle mnoha studií je však evidence a hledání dokumentů i nadále jedním z největších problémů a žroutů času, které zaměstnance trápí.
Díky Teamogy pracujeme jako sehraný tým, přestože v kanceláři je nás zhruba polovina
No-A Architekti mají ve svém DNA preciznost, dbají na kvalitu, pečlivě volí materiály a záleží jim i na detailech. Není tedy překvapivé, že i pro interní vedení firmy hledali profesionální řešení.
Buďte “IN“ a zároveň „OUT OF OFFICE“
Pandemická doba je i díky masivnímu očkování v mnoha zemích naštěstí na ústupu. To s sebou přináší i postupný návrat zaměstnanců do kanceláří. Pandemie však výrazně změnila pohled na podmínky práce a na to, odkud je možné pracovat.
Více než 34% všech zaměstnanců se do kanceláří nevrátí, buďte připraveni!
Home office byl před pandemií brán jako zaměstnanecký benefit, a pouze malá část zaměstnanců pracovala primárně z domova. Home office je nyní zavedeným pracovním standardem, který zůstane dlouho po skončení pandemie, což dokazují četné mezinárodní studie a předpovědi.
Dobře vedená komunikace pomáhá firmě k úspěchu
Klíčovou součástí většiny úspěšných firem jsou její zaměstnanci a jejich kooperace. Vzájemná spolupráce však často „skřípe“ díky špatné interní komunikaci v rámci týmu.
Nenechte si ujít zajímavé články a tipy
Chcete-li být mezi prvními, zadejte prosím Váš e-mail. Budeme se snažit posílat vždy kvalitní a pro vás zajímavý obsah.