BLOG

Digitalizace dokumentů a jejich evidence a archivace je jedním z předpokladů k zefektivnění práce zaměstnanců. Elektronická evidence dokumentů je také jednodušším a méně nákladným řešením. Dle mnoha studií je však evidence a hledání dokumentů i nadále jedním z největších problémů a žroutů času, které zaměstnance trápí.

Hledání informací a dokumentů potřebných k práci je dle mnohých největším problémem nejen při práci mimo kancelář. Průzkum společnosti Nintex provedený v roce 2018 na 1 000 zaměstnancích odhalil, že 49 % všech zaměstnanců má potíže s hledáním dokumentů. Z jiného průzkumu IDC – Information Worker Survey vyplynulo, že:

“Zaměstnanec stráví průměrně 5 hodin týdně hledáním dokumentů. Z pohledu firmy se jedná o 20 hodin měsíčně, kdy zaměstnanec plýtvá časem a energií, které by lépe využil při efektivnější a záživnější práci.“

Hlavními důvody, proč je hledání dokumentů i v dnešní době tak velkým problémem, jsou neorganizovanost, zastaralý postup evidování a archivace firemních dokumentů a špatně zvolený systém, který nenabízí dostatečně komplexní řešení.

Spočítejte si kolik času, a tedy i peněz, můžete vy i firma ušetřit.

Jen efektivní prací s dokumenty se investice do Teamogy může vracet každý měsíc více než dvojnásobně.

Zavedením nových procesů dokážete s Teamogy ušetřit čas zaměstnanců I pokud by Teamogy ušetřilo každému z pěti zaměstnanců jen hodinu času za týden, vychází to celkem na 20 hodin měsíčně, které představují pro firmu ušetření nákladů, zvýšení produktivity zaměstnanců a také rychlou návratnost investice do Teamogy.

Teamogy poskytuje plnohodnotný dokumentový systém s mnoha nezbytnými funkcemi, bezpečnostními prvky a provázáním dokumentů s dalšími důležitými částmi pro řízení celé společnosti.

Připravili jsme čtyři zajímavé příklady, jak můžete pracovat s dokumenty efektivně, používáte-li Teamogy.

1. Kategorizace dokumentů
2. Šablony a klony
3. Schvalovací procesy
4. Zápis z jednání propojený s úkoly

Kategorizace dokumentů

Ve firmě se setkáváme s běžnou situací, kdy je velké množství dokumentů potřeba uchovávat delší dobu a mít jej zároveň při ruce. Pro organizaci dokumentů firmy často využívají fyzickou úschovu pomocí různých boxů a šanonů. To však přináší mnoho úskalí, kdy větší množství dokumentů zabírá značnou část kancelářského prostoru. Dohledat potřebný dokument pro klienta nebo účetní v těchto boxech a šanonech zvládne pouze pár lidí. Ostatní jsou odkázáni na pomoc, což zabere drahocenný čas a často způsobí vyrušování v nejméně vhodnou chvíli.

Teamogy poskytuje neomezenou úschovu všech typů dokumentů, jako jsou rozpočty, objednávky, smlouvy, faktury a další, které jsou k dispozici pro každého relevantního člena týmu kdykoliv a odkudkoliv. A přitom stačí mít prohlížeč a internetové připojení.

Potřebujete dohledat objednávku s vaším hlavním dodavatelem pro tento rok? Stačí použít tři filtry a máte dokument k dispozici během chvíle. Podívejte se na GIF výše.

Velké množství různých dokumentů můžete jednoduše organizovat a dohledat pomocí filtrů a nejrůznějších kategorií. Najděte si dokumenty podle autora, typu dokumentu nebo data vytvoření. Využívat můžete také štítky, které pomáhají začlenit daný dokument do dalších souvislostí.

Šablony a klony

Využívání šablon je skvělým pomocníkem pro každou firmu. Je to nástroj, kterým si firma může zajistit, že každý rozpočet nebo objednávka pro klienta nebo dodavatele bude obsahovat všechny klíčové náležitosti.

Do Teamogy šablon můžete promítnout firemní „know-how“ získané letitou praxí, jednáním s klienty a dodavateli. Do šablon dokumentů si implementujete správná pravidla a důležité náležitosti, které musí daný dokument obsahovat. Tím zajistíte, že všechny náležitosti obsahuje i dokument vytvořený méně zkušeným či novým kolegou, který logicky nemůže znát vše z firemního know-how.

Dokument nebo šablonu můžete jednoduše naklonovat a přidat chybějící informace.

V Teamogy si vytvoříte vlastní tiskovou podobu dokumentů a můžete je upravovat podle potřeb – nahrát si firemní logo, upravit hlavičku dokumentu, nebo přidat předdefinovaný text v případě zmíněných šablon. Každý uživatel má možnost si nastavit také vlastní podpis a poté ho používat na vytvořených dokumentech. V případě, že vytváříte hodně podobný dokument již existujícímu, můžete využít funkce “klon”, založit identický nový dokument a v něm změnit jen rozdílné části.

Schvalovací procesy

Jedním z nejčastějších žroutů času je čekání na schválení objednávky, rozpočtu, faktury či obsahu jakéhokoliv dokumentu nadřízenou osobou. Na papírový dokument, na malou chvíli odložený, může nadřízený rychle zapomenout. Urgování e-mailem nebo pomocí chatu není efektivním řešením a zabere mnoho energie. Řešením jsou v současnosti komplexní dokumentové systémy se schvalovacími procesy.

V Teamogy u každého dokumentu vidíte, kdo dokument musí nyní schválit, kdo ho již schválil a i to, jaké jsou další kroky ve schvalovacím procesu. Na dokument čekající na schválení nebo revizi je uživatel systémem pomocí notifikací ihned upozorněn. Takže kolegy o schválení nemusíte „uhánět“ sami, dělá to za vás Teamogy. Všechny dokumenty čekající na schválení si můžete zobrazit v jednom přehledu.

Schvalovací proces vám pomůže mít všechny dokumenty pod kontrolou.

Zápis z jednání propojený s úkoly

Často se stává, že na důležité body, komentáře a úkoly, které vyplynuly ze schůzky s klientem nebo dodavatelem, úplně zapomenete. Zápisy z jednání pomáhají společnosti si naplánovat program schůzky a zapsat si všechny důležité poznámky a komentáře z jednání.

Zápisy z jednání jsou nedílnou součástí systému. Pomocí šablon si také můžete vytvořit jasnou strukturu a program jednání, na každou schůzku tak budete skvěle připraveni. Velkým benefitem je možnost propojit zápis z jednání s úkoly, které vyšly ze schůzky.

Jednotlivé stavy úkolů, jméno odpovědné osoby a jejich deadliny, máte pod kontrolou uvnitř zápisu z jednání.

Všechny založené úkoly a jejich stav si zobrazíte uvnitř konkrétního zápisu z jednání. Je to velmi užitečný nástroj, který zjednoduší a zefektivní práci.

Snížení administrativní zátěže, snadné vyhledání jakéhokoliv dokumentu během několika sekund, tvorba šablon a klonů, možnost spolupráce více uživatelů nad jedním dokumentem, všechna data v bezpečí, možnost nastavit přístupy k dokumentům atd. To vše může Teamogy nabídnout,ať už pracujete odkudkoliv a kdykoliv budete potřebovat.

Můžete tak věnovat více času tomu, co je pro vaši firmu klíčové a tomu, co vás baví.

Mohlo by Vás ještě zajímat