BLOG

Remote work – práce na dálku, dnes stále větší trend. Týká se i vaší firmy? A pokud ne, není to škoda?

Za poslední 2 roky se hodně věcí změnilo. Lidé se naučili pracovat novými způsoby. Ubylo schůzek a pracovních porad naživo. Lidé si zvykli, i když někteří hodně neradi, že vidí své kolegy hlavně na monitoru.

Při mnoha schůzkách, a jsou většinou online, slýchám, že se ještě ten či onen tým nevrátil od jara 2020 vůbec do kanceláře, že stále “jedou stoprocentní home office”. A také slýchávám, že někomu to plně vyhovuje a někdo naopak kvůli tomu přemýšlí, že změní zaměstnání.

Sami v našem týmu vnímáme, že když se potkáme naživo, energie je větší, nápady přichází rychleji a možná jsou i lepší. Ale dnes je potřeba umět oboje – spolupracovat naživo i na dálku.

A stejně tak jako spolupracovat naživo lze příjemně, efektivně a nebo také špatně, i práce na dálku je v tomto podobná. A má svá plus i mínus proti práci naživo.

Práce na dálku totiž neřeší jenom problém, kdy nemůžeme (ať už z jakýchkoliv důvodů) pracovat všichni společně z kanceláře. Práce na dálku přináší i nové možnosti a příležitosti.

Opravdu remote work přináší více příležitostí?

Představte si, že již nejste limitováni při výběru svých kolegů tím, že to musí mít k vám do kanceláře blízko. Protože upřímně, pokud má někdo strávit cestou do práce přes hodinu každý den a to samé pak cestou domů, asi se mu to moc nelíbí. A při rozhodování, pro koho budu pracovat, hraje roli i časová dostupnost lokality. Jinak to však může být, pokud některé dny můžete pracovat vzdáleně. A nebo všechny. V takovém případě se může náš okruh “headhuntingu” ještě daleko více rozšířit. Na další města či dokonce na další státy.

Jako příklad rozšiřování týmu o nové lidi, kteří nejsou v snadno dojezdové vzdálenosti do kanceláře, mohu uvést firmu No-A Architekti, a přímo slova Vlada Hrivňáka, hlavního architekta: „Uvědomili jsme si, že do týmu můžeme bez problémů nabírat i vzdáleně pracující kolegy, kteří jsou přitom plnohodnotnou součástí týmu. Konkrétně mám na mysli každodenní spolupráci s kolegy z jiných měst.“ Celý rozhovor s Vladem si můžete přečíst zde.

Takže pokud to shrnu, díky schopnosti nabídnout lidem efektivně pracovat na dálku (alespoň z určitého procenta), můžete zvyšovat jak vaši atraktivitu jako zaměstnavatele, tak vlastně i rozšiřovat počet lidí, ze kterých můžete vybírat.

Práce na dálku ale není jen poskytnout lidem určité procento home office. Jak rádi v týmu Teamogy říkáme, je to možnost být opravdu IN, i když jste OUT. A to nemusí být zrovna doma. Představte si prostoj projektového manažera mezi dvěma schůzkami, pokud je má od sebe časově v kalendáři zhruba 1 – 2 hodiny. Dává smysl se vracet do kanceláře nebo domů? A nebo je lepší třeba zůstat u některého z klientů déle na recepci a nebo zajít do kavárny, která je po cestě mezi dvěma schůzkami? Tam je možné pracovat v klidu, bez ztrátočasů vzniklých zbytečným přejížděním. Nutným předpokladem ale je, že budou pro práci odkudkoliv k dispozici všechny potřebné informace.

Zajímavým modelem je též práce přímo u klienta. V určitých fázích projektů dává někdy smysl “sedět” více s klientem, zadavatelem, než s realizačním týmem vlastní firmy. V takovém případě se také jedná o remote work a může být skvěle efektivní, pokud máte dostupné všechny informace, materiály, dokumenty, kolegy na chatu… jako byste byli ve společné kanceláři. Efekt takové blízké spolupráce s klientem asi není třeba vysvětlovat. Navrhované řešení bude nakonec přesně odpovídat klientovým potřebám a představám, protože máte možnost je průběžně upravovat podle zpětné vazby či přímo klienta zapojit do spolutvorby.

Jak si udržet namotivov​aný tým, který využívá remote work?

​​Základním předpokladem je, že lidem v týmu nechybí informace pro jejich práci a navíc jsou informace dostupné rychle. A ideálně bez ptaní u ostatních kolegů. Toto mnohdy není možné ani v kanceláři, natož vzdáleně. Ale řešení dnes již existují. Neskromně musím říci, že jedním z nich je Teamogy. Má velmi dobře vybalancovaný poměr toho, co vše uživatelům nabízí a přitom je časově vytěžuje jen na nezbytné minimum, které je potřeba k profesionálně vedené práci.

Přestože budou mít lidé všechny informace snadno dostupné, je přirozené některé věci vytvářet společně a radit se, sdílet informace nejen přes chat nebo mail. U mnohých firem se osvědčilo (a mluvím i z naší vlastní firemní zkušenosti) potkávat se online na krátkých koordinačních schůzkách (nazývaných stand-up) a týdenních a měsíčních schůzkách.. Měsíční, případně i týdenní schůzka už mohou být i naživo, jak kterému týmu vyhovuje. Nejedná se v tomto případě o schůzky nad řešením konkrétních projektů, ale především o schůzky koordinační a motivační. Většinu lidí více motivuje, když ví, k čemu je jejich práce dobrá, proč daný úkol dostali, jaký mají cíl. A také je motivující, že člověk ví, že na cíli nepracuje sám, že úkoly a role jsou dobře rozdělené.

Proč je stand-up důležitý, především při práci na dálku?
Většina šéfů se obává, že lidé při práci na dálku nejsou tak efektivní. Obava je to mnohdy oprávněná. Pokud máte v týmu někoho, kdo firmou příliš nežije a není solidární ani s kolegy, ten by tento typ práce měl využívat jen zřídka. Ale věřím tomu, že v týmech o pár desítkách lidí jich takových moc není. Ale i loajální člen týmu potřebuje týmovou podporu. Pokud si každý den řekne s ostatními, na čem dnes bude pracovat a co z toho bude mít dnes i hotovo, pak k ostatním cítí morální povinnost to udělat. Má o motivaci víc. A očekává obdobné od ostatních. A navíc má standup ještě jednu výhodu. Lidé se vzájemně mohou dobře zkoordinovat hned v začátku dne. Například pokud jeden bez předchozí práce druhého nemůže začít, vědí to včas a mohou situaci vyřešit pěkně koordinovaně.

A k čemu slouží týdenní (online) schůzky?
Dávají lidem v týmu jejich úkoly do větších souvislostí. Dozví se, jaké činnosti a projekty se dokončily, které jsou v běhu nebo právě startují. Je možné seznámit tým s výsledky a hlavními ponaučeními (key laernings) z realizovaných projektů.

Jak udělat měsíční schůzku, aby se lidé na ni těšili?
Dobře fungují přednostní informace. Klasickým příkladem je, že lidé se rádi dozví o firemní kampani, nové propagační brožuře či nových klientech. A to dříve, než uvidí kampaň v médiích či nové reference třeba na webu firmy. Zajímavé mohou být i prezentace výsledků nějaké firemní ankety, představení nejprofitabilnějších klientů, sdílení know-how tipů z praxe.

Chcete mít systém, který vám pro práci na dálku nabídne vše, co potřebujete?

Informace si můžete sdílet s kolegy také ve videokonferenci či v chatu, které jsou přímo součástí systému Teamogy. Chat můžete mít přímo provázán na daný úkol či projekt.

O aktuálním dění na úkolech, které se vás týkají, víte hned
Pomocí upozornění (notifikací) se dozvíte okamžitě, že máte nový úkol, nebo že někdo dokončil úkol, který jste mu zadali. Pokud si přejete mít ve firmě schvalovací procesy, (například nad rozpočty, objednávkami či fakturami), přijde vám upozornění i na schválení daného dokumentu.

Snadno zjistíte, na čem máte daný den pracovat nebo na čem pracuje váš tým
Každý člověk má k dispozici přehled všech svých úkolů. Může si různými filtry vybrat, jaké úkoly chce zrovna sledovat. Ty dnešní? Nebo úkoly, které ho čekají tento týden? Nebo se chce podívat, jaké úkoly má na daném klientovi? Vše je možné. A velmi snadno. Pokud někdo zodpovídá za určitý tým, může samozřejmě pracovat s úkoly celého svého týmu.

Fakturovat můžete odkudkoliv…a správně
Už není potřeba před fakturací shromažďovat spoustu papírů, obvolávat kolegy za kolik nakonec objednali či již nakoupili nějaké služby, které se týkají projektu, který právě chcete fakturovat. V Teamogy najdete přehledně na jednom místě všechny objednávky třetím stranám, již došlé faktury, interní náklady v podobě strávených hodin realizačním a koordinačním týmem. Navíc vše vychází ze schváleného rozpočtu či objednávky, které najdete též na stejném místě. Můžete fakturovat vždy správně a včas.

Přehled o profitabilitě bez ptaní
Pro vybrané členy týmu je v systému Teamogy k dispozici řada finančních přehledů. Od celkové profitability firmy až po ziskovost a stav jednotlivých klientů, projektů, týmů. Správná a relevantní čísla a informace je možné vidět bez ptaní. Stačí si nastavil vhodný filtr.

A v neposlední řadě máte přehledně k dispozici kontakty na všechny kolegy, klienty, dodavatele…
Díky sdílenému adresáři dohledáte do několika vteřin kontakt i na ty, se kterými často nespolupracujete. Může se to hodit napříkad v případě “zaskakování” za kolegu na dovolené. Součástí dobrého adresáře jsou také další užitečné informace, jako přesná adresa, fakturační údaje, číslo účtu a další.

Chcete vědět, jak můžete zajistit kvalitní remote work i vašemu týmu?

Mohlo by Vás ještě zajímat