BLOG

Fakturace klientům je nezbytnou administrativní činností, bez které by do firmy nakonec nepřišly peníze. Pro mnohé však fakturování představuje spíše spoustu starostí a překážek.

Někteří lidé odkládají fakturaci na co nejzazší termín, protože se jedná pro ně o neoblíbenou činnost. O tom, že toto nesvědčí cashflow, asi není třeba psát. Podle dostupných výzkumů se na některé fakturace dokonce zapomene. Je to možné přirovnat k situaci, kdy vás v restauraci celý večer skvěle obsluhují, přinesou vám výborná jídla, ale nakonec vám nedají účet a nechají vás odejít bez placení. V restauraci se to asi stává minimálně. Ale ve firmách s větším počtem projektů i zaměstnanců už to tak absurdní není. Co tedy s tím? Potížím se lze vyhnout elektronizací faktur, systémem, který umožní snadnou a rychlou fakturaci s automatizovanými procesy při kontrole a schvalování faktur.

Mít fakturaci ve firmě pod kontrolou je užitečné i příjemné. Pojďme se tedy blíže podívat na čtyři problémy spojené s fakturováním a na řešení, které Vám může nabídnout Teamogy.

Problém č. 1 – Chybná fakturace, snížení prestiže a dodatečné náklady

V případě, že některé firmy využívají k fakturaci excelové tabulky a šablony ve Wordu, či nosí účetním podklady k fakturaci na mnoha papírech, aby podle nich pak účetní mohl vystavit fakturu v účetním systému, riskují větší chybovost fakturace. Když si zrekapitulujeme, co vše je potřeba pro fakturu připravit od správného adresáta a jeho údajů, přes splatnost dle dohody až po konkrétní fakturované položky a jejich správnou cenu, je toho dost, co je třeba dohledat, a ne vždy se to povede bezchybně. Pokud klient obdrží nesprávnou fakturu, snižuje se tím i prestiž dodavatele a vzniknou vyšší náklady na vystavení opravných faktur. V horším případě je chybou to, že firma nevyúčtuje vše, co mělo či mohlo být fakturováno.

Řešení – Fakturu v Teamogy vystavíte na 3 kliky

Díky automatizovanému propojení fakturace se zakázkou zvládnete v Teamogy fakturu vystavit na 3 kliky. Všechny základní náležitosti jako jsou informace o společnosti, splatnost, sazba DPH, požadovaná číselná řada faktury či právní texty do faktury automaticky načte. Vy tak již nebudete muset zdlouhavě dohledávat a kontrolovat každý údaj na faktuře.

Ze zakázky vystavíte fakturu velmi rychle. Všechny náležitosti a položky se vám automaticky načtou a faktura je okamžitě připravena pro odeslání klientovi.

Problém č. 2 – Špatný nebo neaktuální přehled o fakturaci

Při větším množství práce můžete velmi brzy ztratit přehled o přijatých a vydaných fakturách ve firmě. A dříve nebo později nebudete znát odpovědi na následující otázky: Byly všechny faktury splatné k dnešnímu dni uhrazené? Kolik faktur je již po splatnosti a které to jsou? Vyfakturovali jsme již opravdu vše, co se mělo a mohlo fakturovat?

Řešení – Mějte všechny faktury pod kontrolou

Teamogy nabízí mechanismy, které Vám pomohou mít přehled a kontrolu nad všemi vystavenými a přijatými fakturami. Nyní se zaměříme na ty vystavené.

Prvním a důležitým krokem je vůbec fakturu vystavit. Nezapomenout na to. Díky jasnému přehledu všech projektů a zakázek včetně stavu jejich vyfakturování se vám v Teamogy nemůže stát, že některý projekt nechtěně nevyfakturujete. Takový na vás totiž v přehledu zakázek „svítí“ červeným číslem.

Když už je faktura vystavena, lze u ní nastavit schvalovací proces. Díky němu si budete jisti, že všechny faktury jsou v pořádku po všech stránkách. Na každé faktuře vidíte aktuální stav, kdo fakturu musí nyní schválit, kdo ji již schválil a i to, jaké jsou další kroky. Schvalovatel snadno může přidat také svůj komentář, což se hodí především ve chvíli, kdy fakturu vrací zpět neschválenou.

Schvalovací proces zajistí, že faktura neopustí firmu bez potřebného souhlasu nebo revize.

Teamogy vám zajistí také přehled o všech neuhrazených fakturách. Každou fakturu můžete snadno označit příznakem o uhrazení. Proto si můžete pohodlně filtrovat všechny neuhrazené faktury nebo faktury po splatnosti a tyto nesrovnalosti poté řešit.

Využívejte filtry pro dohledání neuhrazených faktur.

Problém č. 3 – Fakturování jako žrout času

Čas je klíčovým aktivem každé společnosti. Proto je ho dobré věnovat především aktivitám, které vydělávají peníze, jsou hlavním předmětem podnikání firmy a jsou to aktivity, které lidi v týmu baví. Problém je, pokud je fakturace složitou činností. To může začít již hledáním potřebných informací pro vystavení faktury a skončit tím, že s fakturou musíte fyzicky obejít všechny, kteří se k ní mají vyjádřit.

Řešení – Optimalizujte fakturu podle vašich představ a vystavujte ji přímo ze zakázky

Elektronická fakturace je levný, rychlý a jednoduchý způsob tvorby a evidence faktur pro každou firmu.

Teamogy vám nabízí možnost, jak si vytvořit vlastní podobu a základní obsah faktur. Můžete na fakturu vložit firemní logo, upravit hlavičku, nebo přidat předdefinovaný text, tabulku, nebo cokoliv potřebujete. Předdefinované faktury vám ušetří spoustu času a kdokoliv relevantní z týmu tak může vytvořit standardizovanou fakturu se všemi náležitostmi, aniž by mu to zabralo více času.

Velkým urychlením procesu fakturace je již zmíněné vystavování přímo ze zakázek a projektů. Faktura se vám na základě údajů v zakázce sestaví automaticky. Vy pak jen můžete provést rychlou kontrolu.

Mějte faktury v jednotném grafickém designu.

Problém č. 4 – Obtížné dohledávání faktur

Faktury představují důležitý podklad pro účetnictví a v mnoha zemích mají firmy povinnost uchovávat všechny faktury po určitou dobu. Firmy často využívají fyzickou archivaci nebo k ukládání dat využívají počítač nebo externí disk.

Fyzická archivace je však náročná na skladování a především dohledávání. Následné skenování také není ideální a zabere to mnoho času. Může se navíc stát, že se počítač nebo externí disk rozbije, a vy tak o cenná data přijdete. Co teď?

Řešení – Využijte cloudové řešení Teamogy

Všechny faktury mějte kdykoliv a odkudkoliv k dispozici díky cloudovému řešení Teamogy. Výhodou cloudového řešení je automatické ukládání a evidence všech faktur v systému. Ve všech klientských a dodavatelských fakturách budete mít pořádek. Fakturu z minulého roku nebo od konkrétního klienta najdete během několika vteřin.

Veškerá data jsou připravena k okamžitému exportu dat pro vaši účetní nebo jiné účely.

Můžete využít více filtrů najednou pro bližší vyhledávání.

S Teamogy budete mít fakturaci celé firmy pod naprostou kontrolou. Elektronická fakturace je v dnešní době velmi efektivním a také bezpečným řešením, které vám pomůže při práci. Teamogy však dokáže nabídnout každé firmě mnohem více. Je to ucelený systém, který nabízí provázanost financí se zakázkami, týmem a komunikací.

Registrujte se a můžete systém bezplatně prozkoumat.

Mohlo by Vás ještě zajímat