BLOG

Dnešní doba s rychle měnícím se prostředím a podmínkami na trhu představuje pro každé podnikání mnoho výzev. Buďte připraveni a mějte ve firmě jeden systém pro řízení celé firmy.

5 důvodů, proč si pořídit systém pro řízení celé firmy

1. Můžete pracovat na dálku bez kompromisů

S cloudovým systémem se Vám rozšíří možnosti, odkud můžete pracovat a být produktivní i mimo kancelář. Práce na dálku nebo chcete-li remote work je dnes vítaným benefitem nejen pro zaměstnance, ale také pro firmy, jejichž zaměstnanci zůstanou aktivní ať už pracují z domova nebo jinde.

“Pro 83% všech zaměstnanců je hybridní model práce (práce v kanceláři i na dálku) nejoptimálnějším řešením do budoucna. (Zdroj: Accenture 2021)”

Nemůžete dorazit do kanceláře kvůli nemoci? Potřebujete rychle najít dokument kolegy, který je ale v tuto chvíli na dovolené? Musíte zaslat účetní finanční dokumenty, ale nejste v kanceláři? Čekáte na schůzku s klientem a potřebujete si nastudovat předchozí zápisy z jednání?

To vše Vám vyřeší jeden komplexní systém, kde budete mít všechny informace ke své práci na jednom místě a budete je mít k dispozici kdykoliv potřebujete. Stačí k tomu mít počítač a internet.

2. Ve firmě může být více peněz za stejnou práci

S komplexním systémem, který řídí projekty i finance zároveň, můžete získat od svých klientů více peněz při stejném nasazení lidí a stejném množství projektů. Jak je to možné?

Pokud klientovi rozpočtujete například 10 hodin po 1 000 Kč/hod, zaplatí Vám 10 000 Kč. Může však nastat situace kdy jste pro něj odpracovali nakonec 20 hodin. Neodhadli jste správně náročnost projektu. V takovém případě vám klient skutečně platí za odpracovanou hodinu 500 Kč. Vejdete se do takové částky ještě s náklady? Není to už vlastně prodělková zakázka?

“15 % odpracovaných aktivit na projektu často není klientovi vyfakturováno. (Zdroj: London Business School and TIQ 2016)”

Kontrolu nad profitabilitou každé zakázky Vám zajistí například v Teamogy sledování ukazatele EHO – efektivní hodinové sazby. Díky tomuto pohledu v systému vidíte okamžitě, kolik skutečně od klienta firma dostává za odpracované hodiny. Včas zjistíte, že vám klesá EHO a můžete tak ihned zareagovat a ochránit tak marži na zakázce.

3. Získáte více času a energie na projekty

Zbytečně velká administrativní zátěž, mnohdy spojená s využíváním více aplikací najednou nebo s administrativním nepořádkem, ukrajuje lidem čas na zajímavou práci a bere jim energii. Jaké situace jsou typické situace?

Informace a různé dokumenty se často ukládají na různá nesdílená místa, která se obtížně dohledávají. Data se musí komplikovaně přepisovat z jedné aplikace do druhé. A schvalování důležitých rozpočtů a jiných dokumentů trvá kvůli špatné koordinaci delší dobu než je třeba.

“Průměrně stráví zaměstnanec 28 % času denně administrativními úkony. (Zdroj: The State of Work 2019)”

Mnoho administrativní zátěže však lze velmi jednoduše minimalizovat a nejnutnější administrativu si ulehčitpomocí jednoho systému pro celý tým.

A jak si vybrat správný systém? Měl by řešit vše podstatné ve firmě, ale zároveň zbytečně nazatěžovat uživatele nadbytečnými funkcemi. Takový systém pak opravdu celému týmu administrativně ulehčí, vnese do firmy pořádek, profesionalitu ve vedení zakázek a lidem umožní věnovat více času práci, která je baví a zajímá. A to v konečném důsledku lidi motivuje a dodává jim energii.

4. Tým bude spolupracovat ještě lépe

Dobře vedená komunikace a koordinace v týmu je velmi důležitá ať už všichni pracují v kanceláři nebo na různých místech. A zejména v této době, kdy hodně zaměstnanců využívá práci na dálku může spolupráce mezi lidmi představovat komplikaci.

“Největší negativum práce na home office byla dle respondentů zmíněna nedostatečná spolupráce a koordinace (20 %). (Zdroj: Buffer, and AngelList! 2020)”

V současnosti však nabízí moderní systémy mnoho nástrojů pro interní komunikaci. Ať už jde o chat, online meetingy nebo možnost sdílet a pracovat na jednom úkolu společně. Výhodou více komunikačních nástrojů v jednom systému je její propojenost bez potřeby mít otevřených více aplikací najednou.

Jedním z nejdůležitějších nástrojů na dobrou koordinaci týmu je TASK management, to znamená jasné a přehledné vedení úkolů, s jasně danými termíny a rychle a snadno dostupnými informacemi pro jejich realizaci.

5. Už vám stačí jedno heslo, jedna přihlašovací adresa, umět s jedním systémem…zkrátka jeden pracovní systém na celý den

Lidé už se nemusí přepínat a přihlašovat několikrát denně do různých systémů. Nemusí si zvykat na různá pracovní prostředí a hlavně nemusí přenášet data a informace z jednoho systému do druhého. Díky automatizaci do jednoho systému mají vše potřebné ke své práci na jednom místě.

“70 procent respondentů uvádí, že automatizace jim poskytne více času na primární pracovní povinnosti. (Zdroj: The State of Work 2019)”

V případě zájmu o více informací se zaregistrujte zde a získejte bezplatnou online hodinovou konzultaci pro Vaši firmu. Na základě online konzultace Vám poté vypracujeme do 48 hod i výstupní zprávu, která shrnuje stávající stav a příležitosti pro vaši firmu.

Mohlo by Vás ještě zajímat