E-maily v Teamogy

Přinášíme vám možnost zaznamenávat e-mailovou komunikaci přímo v Teamogy. E-maily můžete mít propojené s úkoly, dokumenty, fakturami atd… Můžete si také nastavit vlastní pravidla pro zpracování e-mailů v Teamogy.

1. Přijímání e-mailů a jejich zpracování podle pravidel.

Přijímání e-mailů

  • E-maily adresované na adresu [xxxxxx]@[subdomain].[maindomain] budou automaticky doručeny do sdílené schránky účtu. Tato schránka je společná pro všechny jednotky a zpracování pro jednotlivé jednotky lze řídit dílčími pravidly.

Sdílená poštovní schránka

  • Pro zpracování příchozích e-mailů, které nebyly zpracovány podle nastavených pravidel, je k dispozici sdílená schránka.
  • Ve sdílené schránce může oprávněný uživatel zpracovávat, přesouvat do složky, odpovídat, přeposílat e-maily.
  • Zobrazení přijatého e-mailu v modálu umožňuje jednoduše přidat e-mail odesílatele do kontaktů společnosti nebo na černou listinu.
  • Oprávnění k přístupu ke sdílené schránce jsou ve výchozím nastavení přidělena skupinám: „Finance“, „Finance supervisor“, „Supervisor“, „Mailbox browser“.

    2. Zpracování e-mailů

    Automatické zpracování přijatých e-mailů pomocí pravidel

    • Každý e-mail je po doručení do sdílené schránky přiřazen společnosti/osobě, jejíž e-mail je v adresáři.
    • Poté se zpracovává podle souboru pravidel. Každý e-mail je postupně testován pomocí nakonfigurovaných pravidel, a pokud splní podmínku v pravidle, je podle něj zpracován.

    Seznamy e-mailových adres

    • V konfiguraci (..Další nastavení/E-mailové seznamy) (1) je k dispozici nástroj pro registraci emailových adres a jejich přidávání do seznamů.
      blacklist, whitelist, registrované, odhlášené… atd.
    • Zařazení (2) e-mailové adresy do daného seznamu lze použít v pravidlech pro zpracování e-mailů.
      např. e-mail od odesílatele na černé listině může být automaticky přidán na seznam spamu.

    3. Odesílání e-mailů

    Vylepšené odesílání e-mailů

    • Odchozí e-mail obdrží adresu CC zdrojové entity (odpověď od příjemce je pak automaticky přiřazena).
    • Další relevantní e-mailové adresy lze snadno přidat.
    • Odchozí e-mail se automaticky uloží a přiřadí k dané entitě.
    • Upozorňovací e-maily mají odesílací adresu podle zdroje upozornění (možnost nastavení pravidel v rámci schránky uživatele).

    Přiřazení e-mailů k jednotlivým entitám.

    • Každý dokument (zakázk, úkol atd.) má vlastní e-mailovou adresu. (1)
    • Adresa je – [module].[unitId].[number]@[subdomain].[maindomain].
    • U každé entity byla vytvořena nová karta „E-maily“, která zobrazuje e-maily přiřazené k dokumentu. (2)
    • Odeslání e-mailu na tuto adresu znamená, že je automaticky přiřazena danému subjektu (pokud je pravidlo povoleno). (3)

    Odesílání e-mailů z vlastní domény

    • Nyní je možné nastavit, aby e-maily odchozí z Teamogy nechodily z obecné adresy [xxxxxx]@[subdomain].[maindomain], ale z vlastní domény klienta a z adresy konkrétního uživatele [FirstName .LastName] @ [client .com], jak má uživatel nastaveno ve svém uživatelském profilu.
    • Tato služba vyžaduje následující nastavení:
      1 – klient žádá o zprovoznění své vlastní domény client.com
      2 – podpora Teamogy vygeneruje klíč DKIM pro tuto doménu a odešle pokyny klientovi
      3 – klient nakonfiguruje DNS své domény podle zaslaných instrukcí, čímž autorizuje Teamogy k odesílání z jeho domény
      4 – poté podpora Teamogy překonfiguruje nastavení tak, aby e-maily odcházely s doménou client.com.

    Ozvěte se nám

    Pokud máte stále problémy nebo potřebujete pomoc, neváhejte kontaktovat Teamogy support. Můžete použít online chat (uvnitř Teamogy nebo kdekoli na www.Teamogy.com v dolním pravém rohu) a dostanete rychlou odpověď.

    Menu