BLOG

Ve firmě existují typické situace, při kterých unikají peníze. Podívejte se, jestli takové situace nejsou i ve vaší firmě. Dobrou zprávou je, že s používáním Teamogy můžete ztrátu peněz zastavit.

Špatně naceněné zakázky

Nejčastějším důvodem je špatný odhad náročnosti projektu a tím nacenění menšího počtu hodin, než kolik tým na projektu skutečně odpracoval.

Pokud tým delší dobu dobře eviduje svou práci (hodiny jasně alokuje na konkrétní projekty či případně konkrétní interní práce), vytváří si tak i informační zdroj pro daleko lepší odhad času u nových projektů, které jsou obdobné těm již realizovaným.

Dále je problémem nezohlednění všech nákladů dodavatelů. Bez systému se může snadno stát, že uzavřete projekt, vyfakturujete ho klientovi a pak najednou zjistíte, že se k projektu váží ještě další náklady, o kterých jste nevěděli nebo na ně zapomněli. Klientovi už však nelze vystavit opravnou či další fakturu, byť jen z profesních důvodů.

V neposlední řadě může odejít ke klientovi špatně naceněný rozpočet, který připravoval „junior“ týmu, protože není dobře nastaven schvalovací proces důležitých dokumentů.

V Teamogy vše toto máte pod kontrolou.

Rozpočet vystavený přímo v Teamogy může projít schvalovacím procesem dle Vašeho přání

Vyšší dodavatelské faktury

U dodavatelských faktur je k proplacení mnohdy schválena faktura na vyšší částku, než jaká byla na objednávce. Může to být i proto, že došlo k navýšení oprávněně, ale dodatečně. A nikdo již nezohlednil navýšení do rozpočtu klientovi.

V Teamogy každou dodavatelskou fakturu propojujete s konkrétní zakázkou, kde můžete zkontrolovat její výši oproti objednávce. V případě schválení vyšší částky, než byla na objednávce, okamžitě vidíte upozornění – jak v projektu samotném, tak ve finančních reportech.

V každé zakázce máte kompletní přehled nejen všech odpracovaných hodin, ale také všech objednávek a dodavatelských faktur spojených s danou zakázkou.

Špatná fakturace klientovi

Zjednodušeně řečeno, stává se, že klientovi je vyfakturováno méně, než se mělo. Nejčastějším důvodem je nevyfakturování všech hodin strávených prací pro klienta, protože se evidovaly „ledabyle“ někde v excelových tabulkách nebo dílčích aplikacích. Stává se, že nejsou přefakturovány všechny náklady třetích stran (dodavatelské faktury), protože se na to prostě zapomene. Případně se faktura úplně zapomene vystavit nebo se vystaví s velkým zpožděním, což může mít vliv na cashflow firmy. A chybí celkový přehled, kde by toto vše bylo poznat.

V Teamogy vidíte všechny nevyfakturované projekty a nevyúčtované hodiny. Můžete snadno rozpoznat, proč se tak stalo a chybu napravit.

V Reportech máte celkový přehled o financích – podfakturace zakázky vidíte vždy zvýrazněně na první pohled

Neefektivní práce týmu

Firma nemá pod kontrolou, kolik času kdo věnuje jakému úkolu. Lidé na něm mnohdy pracují, jak dlouho chtějí a často si určují priority sami. Navíc čas a energii týmu užírá přecházení mezi různými aplikacemi, neefektivní komunikace na více místech a dohledávání potřebných informací k práci.

V Teamogy mají všichni pod kontrolou, na čem mají pracovat, s jakou časovou dotací a kdy má být úkol hotov. Čas je vykazován přímo na projekt, kterému je určen. Lidé v týmu komunikují pohodlně přes interní chat a sdílené diskuse přímo v projektech. O stavu zadané práce se zadavatel v Teamogy dozví snadno pohledem do úkolů, při změně stavu obdrží upozornění.

Přehled úkolů v Teamogy ve formátu Kanban

Přehled úkolů v Teamogy ve formátu Gantt

Mohlo by Vás ještě zajímat