Dělejte to chytře – mějte ve firmě chytré dokumenty
12 MIN READ
Každý den vytváří lidé ve firmě mnoho různých dokumentů. A zároveň spoustu dokumentů obdrží. Ať už se jedná o zápisy z jednání, objednávky, faktury, rozpočty pro klienta nebo od dodavatelů nebo třeba smlouvy.
Práce s velkým množstvím dokumentů bez systému je administrativně náročná, bere čas a nese sebou problémy.
5 nejčastějších problémů při práci s dokumenty:
1. Ztráta důležitých dokumentů
Není příjemné si říkat klientovi znovu o objednávku nebo kopii smlouvy.
2. Dlouhé hledání dokumentů
Kolik jiných věcí by se dalo stihnout místo nudného hledání. A najít dokument kolegy, který odjel na dovolenou? Téměř nemožné.
3. Z firmy odchází dokumenty s různým vizuálním stylem, podle toho, kdo je zrovna vytvořil
Každý dokument může vypadat jinak podle toho, kdo ho zrovna vytvořil. Úplně profesionálně a důvěryhodně to bohužel nepůsobí.
4. Dokumenty odchází neřízeně – bez schválení, kontroly nebo pozdě
Nabídka klientovi je odeslána pozdě nebo bez předchozího interního schválení.
5. V rozpočtech jsou chyby, protože se ještě stále dělají v excelu
Udělat chybu je lidské, ale kolik peněz může stát takový špatný vzoreček v excelu raději nechcete vědět.
Zmíněné problémové situace stojí lidi v týmu čas, nervy a v konečném důsledku i peníze.
Pohodlným a chytrým řešením jsou chytré dokumenty v Teamogy.
A čím se chytré dokumenty odlišují od těch běžných? Zde je 8 hlavních benefitů chytrých dokumentů.
1. Všechny dokumenty jsou na jednom místě a navíc přehledně
Na jedno místo lze umístit různé typy dokumentů (zápisy, prezentace, rozpočty) od různých autorů pro různé firmy. Ke každému dokumentu lze také jednoduše přidat přílohu nebo odkaz například na Google docs nebo externí úložiště. K dokumentům máte navíc přístup kdykoli a odkudkoli.
2. Najít dokument je snadné
Další výhodou chytrých dokumentů je, že je najdete opravdu snadno a rychle! Do několika vteřin! Opravdu! Dokumenty si můžete jednoduše setřídit a dohledat pomocí různých filtrů, štítků a kategorií. I po několika letech používání systému tak budete schopni najít velmi rychle přesně ten dokument, který potřebujete.
3. Dokumenty se tvoří snadno
Jakýkoliv dokument můžete jednoduše vytvořit ze šablony nebo naklonovat existující. Šablony mohou obsahovat i určité standardizované texty (například podmínky na objednávkách či rozpočtech). Máte potom jistotu, že daný dokument obsahuje vše potřebné pro hájení zájmů firmy. A nehrozí nebezpečí, že lidé v týmu si zapomenou tyto informace předat nebo jednoduše do dokumentu napsat. Samozřejmě vše můžete upravovat tak, jak jste zvyklí z jiných textových editorů.
4. Efektivní datová provázanost mezi dokumenty a dalšími částmi systému
Další skvělou vlastností chytrých dokumentů Teamogy je datová provázanost informací z dokumentů s dalšími částmi systému. Co to konkrétně znamená?
Jedná se především o dokumenty nesoucí finanční informace. Například informace ze schváleného rozpočtu jsou automaticky přeneseny do příslušné zakázky. Po jejím dokončení a vyfakturování se finanční přehled a výsledky zakázky automaticky přenesou a jsou dostupné ve všech finančních reportech.
Nemusíte tady zbytečně ztrácet čas přepisováním dat a vyvarujete se možných chyb. Vše za vás bezchybně zajistí Teamogy.
5. Snadno se dodržuje jednotná vizuální identita dokumentů
Znáte situaci, že vám chodí dokumenty z jedné firmy, ale rozhodně to tak nevypadá? Každý dokument je totiž v jiném stylu a nepůsobí to profesionálně.
V Teamogy jednotné vizuální identity dosáhnete snadno. Můžete si jednoduše nastavit podobu firemních dokumentů, která vám vyhovuje a poté ji používá automaticky celý tým.
6. Pohodlně lze nastavit kontrolu a schvalování dokumentů
Důležitou vlastností chytrých dokumentů je možnost nastavení schvalovacích procesů podle individuálních potřeb každé firmy. Tím je zajištěno, že z firmy odchází zkontrolované, korektní dokumenty.
Například klientský rozpočet či objednávka nad určitou částku musí být schváleny nadřízeným autora dokumentu. Osoba, na kterou byl dokument postoupen ke schválení nebo revizi, je díky notifikaci okamžitě upozorněna a může dokument zpracovat hned, jak k tomu bude mít prostor. Výrazně se tak minimalizuje riziko, že s firmy odchází dokumenty s chybami či nedostatky.
7. K dokumentům lze nastavit přístupová práva podle potřeb dané firmy
V každé firmě existují dokumenty, které jsou určeny pouze vybraným lidem z týmu. Díky chytrým dokumentům snadno nastavíte přístupová práva. Každý typ dokumentu může mít předem definovanou skupinu osob, která ho smí vytvořit, vidět nebo editovat. A navíc u každého dokumentu můžete nastavit přístupová práva individuálně.
8. Dokumenty jsou uloženy bezpečně, v systému který je lokalizován do jazyka dle přání uživatelů
Teamogy je plně lokalizováno do více než 30 jazyků a může být snadno přeloženo do dalších.
Teamogy má také připraveno lokální finanční nastavení a to od sazeb DPH, přes používané měny až po další potřebná lokální nastavení. A to vše pro více než 50 zemí.
A pokud potřebujete poradit, můžete kontaktovat náš ochotný tým podpory na online chatu, která Vám obratem odpoví a poradí s Vaším dotazem.
Všechny dokumenty jsou také bezpečně uloženy a pravidelně zálohovány. Bezpečnost dat je pro nás prioritou.
Nepořádek v dokumentech? To může být snadno minulostí. Pokud Vás láká mít dokumenty vedené ve firmě profesionálně, pohodlně a přehledně, vyzkoušejte chytré dokumenty v Teamogy. Uvidíte, že to ocení celý tým. Od nováčků až po zkušené kolegy.
Stačí, když nám napíšete o svém zájmu na welcome@teamogy.com nebo se registrujte a vyzkoušejte Teamogy zdarma.
NAĎA ŠOLCOVÁ
Naďa je členkou managementu společnosti AD-IN-ONE Europe. Její specializací je koučink a marketingová komunikace. Je certifikovaným koučem ICF a ČAKO a držitelkou ocenění Direct marketér roku uděleným asociací ADMEZ. Marketingu se věnuje přes 25 let, koučování posledních 7 let. Ve volném čase se věnuje jachtingu a je aktivním fanouškem moderní gymnastiky, kterou sama v mládí dělala.
Mohlo by Vás ještě zajímat
Mějme rádi timesheety, vydělávají peníze
Timesheets, respektive jejich vyplňování není u lidí ve firmách zrovna nejoblíbenější činností. U šéfů je to s oblibou trochu lepší. Ale i tak někteří z nich “nemají to srdce” po svých lidech výkazy času chtít. Zkusím zde zmínit několik důvodů, které by to mohly změnit. Dobře vyplněné timesheets jsou totiž vašim obchodním přítelem.
Jak vám Teamogy pomůže lépe prodávat vašim klientům?
Každému v agentuře, kdo předkládá klientům rozpočty, se určitě stalo, že klientovi se předložená cena „nelíbila“. Klienti tento svůj nesouhlas s cenou vyjadřují různě. Od přímočarých a drsnějších formulací typu „No to jste se snad zbláznili“ či kultivovanější …
Představili jsme značku QUALITY FOCUSED
Proč ji hledat? Tak jako by mnohé z nás zajímalo, jak čisto mají v kuchyni restaurace, kde jsme na večeři, tak může některé klienty zajímat, jak to funguje u jejich dodavatelů uvnitř ve firmě.
Nenechte si ujít zajímavé články a tipy
Chcete-li být mezi prvními, zadejte prosím Váš e-mail. Budeme se snažit posílat vždy kvalitní a pro vás zajímavý obsah.