Správné reporty / Uzavření roku v Teamogy

Teamogy je nástroj, který by měl být Vaší pravou rukou a denně Vám dávat přehled o dění ve Vaší firmě, či týmu. Pokud Vám má dávat správná data a být spolehlivým nástrojem pro Vaše rozhodování, je potřeba udržovat je aktuální. O data je potřeba se starat celý rok, nicméně na konci roku je vhodné vše důkladně projít, vyčistit a nastavit na další rok. Níže naleznete několik užitečných tipů, jak efektivně data překontrolovat, ukončený rok uzavřít a začít nový.

1. FAKTURY A POKLADNA

Nejprve je vhodné překontrolovat všechny doklady, které jsou v procesu a nejsou schválené. Supervisor systému může překontrolovat všechny doklady a upozornit své kolegy na schválení. Dokud nejsou doklady schválené, nejsou korektně zapsány náklady / výnosy a může dojít ke zkreslení reportů.

Tip: Využijte pohled Proces v hlavním menu pro kontrolu všech nezpracovaných dokumentů.
Pokud jste osoba zodpovědná za nastavení Teamogy nebo jste finančním supervisorem, měli byste také zkontrolovat číslování všech finančních dokumentů.

2. ZAKÁZKY & SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY

Jakmile jsou překontrolovány a schváleny všechny finanční doklady, můžete se pustit do kontroly zakázek. Použijte filtr a vyhledejte si pouze neuzavřené zakázky. Jako garant si každý překontroluje své zakázky. Supervisor může provést kontrolu všech zakázek.

Zakázky, které jsou neuzavřené a jsou po deadlinu je potřeba je překontrolovat a uzavřít, nebo aktualizovat deadline.

Předtím, než zakázku uzavřete, proved’te kontrolu všech souvisejících dokumentů a úkolů, zda-li jsou uzavřené nebo zrušené. Záložka Finanční dokumenty na zakázce. Více viz body č. 1 a č. 4.

DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ:Pro správné zobrazení dat v reportech, použijte správné datum pro uzavření zakázky. Toto datum je důležité pro správné zobrazení reportů.

Tip: Pro rychlou změnu stavu zakázky můžete použít funkci Drag & Drop v pohledu Stav zakázek (Kanban). Nezapomeňte předtím překontrolovat související dokumenty, faktury, úkoly a jejich korektní uzavření.

3. ROZPOČTY

Interní rozpočty by měly být vytvořeny a nastaveny na začátku každého roku. Současně s tím by měly být uzavřeny rozpočty roku předchozího.

Stejný postup by měl být proveden i v Klientských režiích.
Tip: Pro urychlení vytváření rozpočtů pro nový rok můžete použít funkci KLON, jen prosím pozor, nastavte správně deadline pro nově vytvořený rozpočet. Současně s tím můžete provést takto kontrolu práv na záložce Přístup.

4. ÚKOLY

Pro rychlou kontrolu neuzavřených úkolů použijte filtr NEUZAVŘENÉ ÚKOLY a filtr deadline V MINULOSTI. Tyto úkoly uzavřete, nebo jim aktualizujte deadline.
Tip: Pro rychlou změnu stavu zakázky můžete použít funkci Drag & Drop v pohledu Stav úkolů (Kanban).

5. DOCHÁZKA

Všechny možné požadavky by měly být schváleny nebo zrušeny.

OBECNĚ PLATÍ: Pro všechny akce je nutné mít příslušná oprávnění. Buď jako vlastník daného dokumentu, zakázky atd, nebo práva supervisora. Pokud nějakou akci nemůžete provést, požádejte buď interního administrátora nebo Vašeho nadřízeného o kontrolu a případné navýšení práv. Veškeré tyto kroky by měli provádět jednotliví členové týmu průběžně u všech svých dat v systému. Pak bude zaručeno, že data budou v pořádku, reporty mají aktuální informace a tím i správnou vypovídající hodnotu. Nemalý vliv mají korektně uzavřené dokumenty a úkoly také na rychlost a celkovou odezvu systému.

Ozvěte se nám

Pokud máte stále problémy nebo potřebujete pomoc, neváhejte kontaktovat Teamogy support. Můžete použít online chat (uvnitř Teamogy nebo kdekoli na www.Teamogy.com v dolním pravém rohu) a dostanete rychlou odpověď.