BLOG

Buďte “IN“ a zároveň „OUT OF OFFICE“

Pandemická doba je i díky masivnímu očkování v mnoha zemích naštěstí na ústupu. To s sebou přináší i postupný návrat zaměstnanců do kanceláří. Pandemie však výrazně změnila pohled na podmínky práce a na to, odkud je možné pracovat.

Velká část zaměstnanců do svých bývalých kanceláří nevrátí, jak jsme již psali v článku „Více než 34 % všech zaměstnanců se do kanceláří nevrátí, buďte připraveni!“ Mnoho zaměstnanců bude využívat možnost kombinovat docházení do práce s home office.

Koordinace zaměstnanců pracujících v kanceláři se zaměstnanci na home office nemusí být v dnešní době problémem. Během posledního roku se online nástroje natolik zdokonalily, že zvládnou téměř plnohodnotně nahradit komunikaci, schůzky i přehledné sdílení potřebných informací. Při dobře vybraném systému pro řízení a každodenní provoz firmy navíc udržíte stejnou produktivitu práce, ať už vaši lidé pracují odkudkoliv.

Pojďme se podívat, jak můžete standardní a zároveň manažerské aktivity zvládnout díky Teamogy odkudkoliv a kdykoliv budete potřebovat. Nejen z home office, ale třeba i z dovolené, z několikadenní služební cesty, z kavárny mezi schůzkami, když se vám nevyplatí vracet se do kanceláře…

Home office je jen jedna z možností práce „MIMO KANCELÁŘ“. Připravte si takové zázemí, že můžete pracovat opravdu plnohodnotně kdykoliv a odkudkoliv.

1. Zadávání a kontrola úkolů v Seznamu úkolů, Kanbanu nebo Ganttovu diagramu

Zakládání úkolů v Teamogy je velmi jednoduché. Stačí vyplnit důležité informace o daném úkolu, přidělit jej konkrétní osobě ke zpracování a alokovat čas potřebný k dokončení úkolu.

Všechny úkoly najdete v přehledném pohledu Kanban, kde na první pohled vidíte, v jaké fázi se úkol nachází a jaká je vytíženost každého zaměstnance.

V Seznamu úkolů si můžete jednoduše filtrovat a najít konkrétní úkol během pár sekund.

2. Online videokonferenční schůzka s týmem na Teamogy Meet

Uspořádat online schůzku s kolegy nebo klienty můžete kdykoliv a odkudkoliv. Teamogy Meet zahrnuje všechny potřebné funkce pro videokonferenci od chatu po sdílení obrazovky. Navíc je plně šifrovaný a zabezpečený.

K setkání na schůzku stačí klientovi zaslat odkaz na Teamogy Meet místnost

3. Práce nad aktivitami s klienty – online meetingy, tvorba nových nabídek a smluv v Teamogy dokumentech, schvalování dle procesů nastavených v Teamogy

Založení nových dokumentů, jako jsou zápisy z jednání, rozpočty nebo objednávky, je důležitou součástí systému. Práci manažerům usnadňují také šablony v dokumentech, jejichž používání ušetří spoustu času a zároveň zajišťují, že dokumenty opouští firmu se všemi potřebnými informacemi.

V Teamogy si můžete také nastavit schvalovací proces podle potřeb vaší firmy. U důležitých dokumentů, například rozpočtů překračujících určitou částku, si tak zajistíte plnou kontrolu nad tím, že dokument neopustí firmu bez potřebné kontroly či revize.

Všechny dokumenty, které čekají na vaše schválení, vidíte v pohledu „V procesu“

4. Spolupráce s týmem pomocí Teamogy chatu a diskuzí uvnitř projektu

Komunikace a koordinace mezi zaměstnanci v kanceláři a na home office již není komplikovaná.

Pro komunikaci v systému je využíván Teamogy chat, který funguje jako online komunikační nástroj pro rychlé konverzace mezi členy týmu. Důležitým komunikačním kanálem jsou také diskuze, jež lze vést přímo uvnitř konkrétního projektu nebo úkolu.

Na novou zprávu v diskuzi budete upozorněni notifikací

5. Kontrola profitability projektů přehledně v Teamogy reportech

Sledovat průběžně stav aktivních projektů je důležité pro celkovou profitabilitu firmy. Můžete včas vidět časově náročnější projekty oproti plánu, a ještě včas danou situaci řešit. Nestane se vám, že by na externí dodavatele odcházela objednávka na vyšší částku, než jakou máte krytou objednávkou od klienta.

Teamogy je pro kontrolu projektů skvělým nástrojem. Zvýšení dodavatelských nákladů nebo více odpracovaných hodin nad plánovaný rozpočet, všechny tyto informace dokážete v Teamogy okamžitě vidět. To vede v konečném důsledku k tomu, že již samotné rozpočtování se provádí ve firmě daleko důkladněji a přesněji.

6. Kontrola ziskovosti a nákladů celé firmy a P&L analýza na finančním boardu

Finanční board v Teamogy poskytuje kompletní přehled ziskovosti realizovaných projektů a režijních nákladů celé firmy. Board obsahuje grafy s klíčovými ukazateli jako například celkový vývoj tržeb a nákladů firmy, různé pohledy na profitabilitu klientů, DPH report nebo P&L analýzu.

Přístup na finanční board je nastavitelný a uvidí ho pouze vybrané osoby.

U všech grafů lze vybrat sledované období, u klientských přehledů je možné sledovat například pořadí klientů dle hrubé marže, vykázaných hodin nebo dle reálné ziskovosti.

7. Schvalování dovolené v sekci Teamogy Absence

V Teamogy mohou lidé žádat o dovolenou nebo o jiný typ absence. Díky schvalovacímu procesu je ve všech žádostech pořádek. Existují celkové přehledy, které můžete třídit podle různých kritérií. Snadno vidíte, kdo, kdy a kolik již odčerpal dovolené, kdo právě dovolenou čerpá a kdy bude zpět.

Buďte „MIMO KANCELÁŘ“ a zároveň „IN“ kdykoliv budete potřebovat

Dopřejte si díky cloudovému systému Teamogy svobodu. Už nebudete muset pracovat pohodlně pouze v kanceláři nebo doma. Přístup ke všem důležitým pracovním informacím, přístup k diskuzím s kolegy či živé online chaty či videokonference můžete využívat, ať jste kdekoliv. Podmínky jsou pouze dvě. V daném místě je internetové připojení a nezapomněli jste si počítač :).

Mohlo by Vás ještě zajímat